Deze afspraken maak je in een agentuurovereenkomst

Als Nederlandse handelsagent werk je meestal voor buitenlandse leveranciers. Als Nederlandse leverancier kun je werken met buitenlandse handelsagenten. Paul Holtrop is partner bij Van Till Advocaten en secretaris van het Verbond van Nederlandse Handelsagenten en Importeurs (VNHI). Hij vertelt welke afspraken voor Nederlandse handelsagenten en leveranciers belangrijk zijn. En hij legt de bescherming uit, die een handelsagent vanuit Europese wetgeving heeft.

Haalbare doelen

Een overeenkomst mag je mondeling of schriftelijk sluiten. Holtrop ziet dat handelsagenten en leveranciers vaak beginnen zonder contract. “Als er dan een agentuurcontract komt, is dat meestal omdat de leveranciers dat willen. Zij nemen graag omzetdoelstellingen op in de overeenkomst.”

Deze targets vormen een gevaar voor de Nederlandse handelsagent, vindt Holtrop. "Buitenlandse leveranciers baseren de vaak hoge targets op omzetten die een collega-handelsagent in bijvoorbeeld Duitsland maakt. Dan vraag ik of de Duitse markt precies hetzelfde is als de Nederlandse markt, met dezelfde hoeveelheid mogelijke klanten en concurrenten. Dat is natuurlijk niet zo, want elke markt is anders. Bovendien kost een plekje veroveren in je eigen markt genoeg tijd. Praat met je leverancier over haalbare doelen. Anders is het al snel einde samenwerking.” 

Belangrijke afspraken voor handelsagent in Nederland

De belangen van handelsagenten en buitenlandse leveranciers verschillen soms. Holtrop noemt vijf belangrijke afspraken in de agentuurovereenkomst voor handelsagenten in Nederland: 

1. Exclusiviteit

Als exclusief handelsagent werk je voor je buitenlandse leverancier als enige in een geografisch gebied met bepaalde klanten. Bijvoorbeeld winkeliers in Nederland. Je leverancier mag dan niet samenwerken met andere handelsagenten in je werkgebied. Of buiten jou om aan winkeliers in Nederland verkopen.

“Soms willen leveranciers non-exclusiviteit afspreken. Dat is nadelig voor jou als handelsagent, want klanten uit je gebied kunnen dan bestellen bij andere agenten. Of je concurreert met je leverancier. Omdat een winkelier die jij hebt aangebracht vervolgorders direct bestelt bij je leverancier. Bij non-exclusiviteit krijg je over deze bestellingen geen commissie meer, bij exclusiviteit wel. Accepteert je leverancier ook directe bestellingen ondanks je exclusiviteit? Maak dan goede afspraken zodat je alle geplaatste bestellingen maandelijks of per kwartaal kunt controleren. Dan heb je wel meer administratie. Voor een agent is het beter wanneer de leverancier geen directe bestellingen aanneemt en naar jou doorverwijst.”

2. Betaling commissie

Als handelsagent krijg je van je leverancier een beloning voor de bestellingen die je binnenhaalt. Deze beloning noem je ook wel provisie of commissie. Je stuurt hiervoor een commissiefactuur aan je leverancier. De commissie is meestal een percentage van de netto-orderbedragen, dus zonder btw en verzendkosten. Het liefst ontvang je de commissie zodra je leverancier de order bevestigt. “Na betaling door de klant of na levering aan de klant gebeurt ook. Maar stel dat je agent bent voor een machinefabrikant en de levertijd van de machine is een half jaar. Dan wacht je een half jaar op je geld. Soms krijg je naast je commissie als startend handelsagent een vast bedrag per jaar. Dit omdat je de markt nog moet opbouwen. Daar onderhandel je over.”

3. Online verkoop

Sommige leveranciers verkopen hun producten online direct aan consumenten. “Bij webwinkelverkopen slaat de leverancier de winkelier en dus de handelsagent over. Hierdoor krijg je geen commissie. Spreek dan met je leverancier af dat je ook over deze verkopen commissie ontvangt.” 

4. Onkostenvergoeding

Het eerste jaar ben je nog druk met het vinden van klanten. En de bestellingen komen misschien pas het tweede jaar binnen. Je verdient dan nog niets of weinig. “Praat hierover en vraag om een onkostenvergoeding voor bijvoorbeeld je reiskosten. Of stel voor dat je het eerste jaar een vast bedrag per maand krijgt voor je onkosten.”

5. Duur van de agentuurovereenkomst

“Het liefst zie ik dat een agent en leverancier een overeenkomst voor bepaalde tijd afsluiten, minimaal voor drie jaar. Je hebt dan samen genoeg tijd om iets op te bouwen en je hebt als agent meer zekerheid. Want bij een overeenkomst voor onbepaalde tijd kan de leverancier deze elke dag opzeggen. Dat is een grote valkuil voor de handelsagent.”

Europese bescherming

Nederlandse handelsagenten werken meestal voor Europese leveranciers. Dat is gunstig voor de handelsagent, legt Holtrop uit: “In de Europese richtlijn voor zelfstandige handelsagenten staan minimumeisen voor de bescherming van de zelfstandige handelsagent. Zo heeft de handelsagent onder voorwaarden recht op een klantenvergoeding als de samenwerking met de leverancier stopt. Het recht op klantenvergoeding, ofwel goodwill, is een dwingend recht. Daar mag je niet van afwijken, ook niet als dit in het contract staat.” 

De richtlijn is voor alle landen van de Europese Economische Ruimte (EER). Deze landen mogen de minimumeisen van de richtlijn op hun eigen manier invullen. Holtrop geeft een voorbeeld: “Nederlands recht zegt dat de klantenvergoeding maximaal één jaar aan commissie bedraagt. De vergoeding is gebaseerd op het gemiddelde van de commissie die de agent in de afgelopen vijf jaar heeft ontvangen. In Frankrijk is de maximale klantenvergoeding twee jaar aan commissie, berekend over het gemiddelde van de afgelopen drie jaar.”

Belangrijke afspraken voor leverancier in Nederland

Een leverancier in Nederland wil dat de buitenlandse handelsagent werkt aan het op- en uitbouwen van een klantenbestand. Behalve omzetdoelstellingen zijn volgens Holtrop deze afspraken in de overeenkomst belangrijk voor de leverancier in Nederland:

1. Non-concurrentiebeding

Een non-concurrentiebeding betekent dat een handelsagent tijdens of na afloop van de samenwerking geen vergelijkbare producten van andere leveranciers mag aanbieden binnen het afgesproken werkgebied. “Je wilt voorkomen dat de agent de bestelling bij een andere leverancier plaatst die een hogere commissie geeft. Volgens de Europese richtlijn voor zelfstandige handelsagenten is het non-concurrentiebeding maximaal twee jaar na het einde van de agentuurovereenkomst geldig. Het beding moet je schriftelijk vastleggen.”

2. Inzicht in vertegenwoordigingen en activiteiten

Als leverancier wil je weten welke andere fabrikanten en handelsondernemingen je agent in de toekomst wil vertegenwoordigen. Zo kun je beoordelen of hun producten concurrerend zijn. Je wilt ook weten hoe actief de agent voor je is. “Je kunt daarom afspreken dat de handelsagent rapporten laat zien met bezochte toekomstige en bestaande klanten. Bijvoorbeeld elke maand of elk kwartaal. Zo weet je wat de resultaten zijn van deze bezoeken.”

3. Opzegtermijn

Kies je als leverancier voor een agentuurovereenkomst voor onbepaalde tijd? Dan werkt een zo kort mogelijke opzegtermijn in je voordeel. ”Wettelijke opzegtermijnen verschillen in Europa. Volgens Frans en Nederlands recht is de opzegtermijn voor een overeenkomst van drie jaar of langer minimaal drie maanden. In Duitsland is dat zes maanden voor een overeenkomst die langer dan vijf jaar duurde. Je mag altijd een langere opzegtermijn afspreken.”

Spreek je geen opzegtermijn af? Dan heb je volgens Nederlands recht wettelijke opzegtermijntermijnen van minimaal vier tot en met zes maanden. Dit hangt af van de duur van de overeenkomst.

4. Delcrederebeding

Handelsagenten mogen geen orders aannemen van klanten die niet kunnen betalen. Maar soms weten ze niet hoe kredietwaardig klanten zijn. Als leverancier loop je dan het risico op onbetaalde rekeningen. “Wil je dat je handelsagent eerst naar de financiële situatie van de klant kijkt voordat deze de bestelling doorstuurt? Leg dit dan vast in de overeenkomst. Wil je nog meer betalingszekerheid? Voeg dan een ‘delcrederebeding’ toe aan je agentuurovereenkomst. Hierdoor is je handelsagent volgens Nederlands recht verantwoordelijk als een klant niet of te laat betaalt. De verantwoordelijkheid geldt voor een bedrag ter hoogte van de afgesproken commissie, niet voor het volledige factuurbedrag.”

Dit beding brengt wel extra risico met zich mee voor je handelsagent. Daarom is het normaal dat handelsagenten hiervoor een hogere commissie ontvangen. Een delcrederebeding geldt alleen als je dit in een schriftelijke agentuurovereenkomst vastlegt.

5. Marketinginzet

Als leverancier lever je monsters en informatiemateriaal, zoals prijslijsten, brochures en algemene voorwaarden aan je handelsagenten. Liefst in de taal van het werkgebied van je agent. “Wil je dat agenten meer aan marketing doen? Spreek dan met ze af dat ze bepaalde beurzen bezoeken of een showroom hebben die past bij je product en imago.”

Rechtskeuze

In de agentuurovereenkomst kun je afspreken welk recht van toepassing is. Agenten en leveranciers spreken vaak Nederlands recht af of het recht van een andere EER-lidstaat. Spreken ze geen recht af of is er geen schriftelijke agentuurovereenkomst? Dan geldt binnen de EER het recht van het land waar de handelsagent is gevestigd en werkt.

Wil je samenwerken met leveranciers of handelsagenten buiten de EER? “Veel landen buiten Europa hebben geen speciale wetten voor handelsagenten. De bescherming die we in Europa geven aan de handelsagent is echt uniek. Zorg dus dat je eerst goed uitzoekt wat het recht van een ander land voor jou betekent als Nederlandse leverancier of handelsagent”, waarschuwt Holtrop.

Maar in sommige situaties geeft een ander recht soms juist een voordeel. Ben je een Nederlandse leverancier en heb je een agentuurovereenkomst met een Chinese agent onder Chinees recht? Dan betaal je na het beëindigen van de overeenkomst geen klantenvergoeding. Dat kent China niet.”
 

Forumkeuze

Behalve een rechtskeuze kun je in de overeenkomst ook een forumkeuze noemen. Daarin beslis je welke rechter een conflict zal behandelen. “Is Nederlands recht van toepassing, wijs dan een rechter in Nederland aan die over het conflict oordeelt”, adviseert Holtrop.