Wat is een geldig identiteitsbewijs?

Wat is een geldig identiteitsbewijs?

Een geldig identiteitsbewijs is:

• een Nederlands of buitenlands paspoort
• een Nederlands rijbewijs of bromfietsrijbewijs (categorie AM)
• een Nederlandse of Europese identiteitskaart (ID-kaart uit een EER-land)
• een Nederlands vreemdelingendocument (verblijfsdocument, Vreemdelingen Identiteitsbewijs Type W en W2 en O, voorheen W-document, geprivilegieerdendocument)
• een Nederlands vreemdelingenpaspoort
• een Nederlands vluchtelingenpaspoort

Let op:

• Als op een buitenlandse identiteitskaart (bijvoorbeeld uit Polen, Roemenië) de handtekening ontbreekt, moet er een tweede officieel bewijs worden toegevoegd, waar die handtekening wel op staat.
• Je identiteitsbewijs mag niet verlopen zijn.
• Een noodpaspoort is geen geldig identiteitsbewijs.

Wanneer moet ik me identificeren?

• Als je een bedrijf inschrijft in het Handelsregister.
• Als je een functie gaat vervullen bij een onderneming die al in het Handelsregister staat. Bijvoorbeeld als bestuurder, vennoot of gevolmachtigde van een onderneming.
• Als je een persoon begeleidt die zich inschrijft als ondernemer, vennoot, bestuurder of gevolmachtigde en daarbij optreedt als woordvoerder of tolk/vertaler.

Hoe kan ik me identificeren als ik in het buitenland woon?

Ook als je in het buitenland woont, identificeer je je persoonlijk bij een van onze vestigingen in Nederland. Tenzij er bij de wijziging of inschrijving expliciet is benoemd dat je dit per post kunt doorgeven.

Dit moet je aanleveren

• Een geldig identiteitsbewijs (of een gelegaliseerde kopie hiervan).
• Een origineel uittreksel (of een gelegaliseerde kopie hiervan) uit het buitenlandse bevolkingsregister van je gemeente. Of een origineel ander bewijs (of gelegaliseerde kopie hiervan). Dit kan bijvoorbeeld een document van een officiële instantie of een bank zijn waarop je privéadres staat. Let op: het bewijs mag niet ouder dan een maand zijn.
• Je privéadres moet in Latijns schrift zijn opgesteld en dus niet bestaan uit bijvoorbeeld Chinese tekens. Voor de leesbaarheid hiervan moeten je adresgegevens worden vertaald in het Engels, Duits, Frans of Nederlands. Deze vertaling hoeft niet afkomstig te zijn van een beëdigd vertaler.

Let op: om een eenmanszaak in te schrijven, heb je ook een BSN (burgerservicenummer) nodig. Dit nummer krijg je door je in te schrijven bij de gemeente op een Nederlands woonadres of in de RNI (Registratie Niet Ingezeten) op je buitenlandse adres. Verblijf in Nederland op basis van een registratie in de RNI is maximaal 4 maanden toegestaan.

Uitzondering vereniging of stichting zonder onderneming

Voor een vereniging of stichting zonder onderneming geldt geen persoonlijke identificatieplicht. Je hoef dus niet op een KVK-kantoor langs te komen. Stuur de volgende bewijsstukken naar ons op:

• een adresbewijsstuk van niet ouder dan twee maanden. Een adresbewijsstuk is een uittreksel of kopie hiervan uit het buitenlandse bevolkingsregister van je gemeente, of een gelegaliseerde kopie van een ander bewijs. Dit kan bijvoorbeeld een document van een officiële instantie of een bank zijn waarop je woondres staat. Het woonadres moet in het Latijns schrift zijn opgesteld. 
• een kopie van je identiteitsbewijs. Deze hoeft niet gelegaliseerd te zijn.

Hoe kan ik me identificeren als ik op een Waddeneiland woon?

Als je op een van de Waddeneilanden woont, identificeer je je bij voorkeur persoonlijk op een van onze vestigingen. Is dit niet mogelijk? Download dan het formulier dat je nodig hebt, vul het in en onderteken het. Stuur het vervolgens samen met een door de gemeente gewaarmerkte kopie van je identiteitsbewijs per post op.

Regels voor een kopie van een identiteitsbewijs

Moet je een kopie van je identiteitsbewijs opsturen of meenemen? Dan gelden de volgende regels:

• KVK heeft een publieke taak. Met het oog op je privacy mag je daarom op de kopie van je identiteitsbewijs alleen je foto en nationaliteit onleesbaar maken met bijvoorbeeld een sticker of stift. Of gebruik hiervoor de KopieID app van de Rijksoverheid.
• Kopieer of print de voorkant én achterkant van je identiteitsbewijs. 
• Voor het inschrijven van UBO's in het UBO-register moet je ook een kopie ID in kleur (voor- en achterkant) van de UBO's bijvoegen. Je mag de nationaliteit op de kopie ID niet doorstrepen, je mag wel de foto onherkenbaar maken.
• Het nummer van het paspoort, rijbewijs of de identiteitskaart moet zichtbaar zijn.
• Zorg dat de kopie van je identiteitsbewijs op een A4'tje is afgedrukt.

Waarom moet ik me identificeren?

Om te kunnen garanderen dat gegevens van personen die in het Handelsregister geregistreerd staan correct zijn, is identificatie verplicht. Daarnaast moet ook een begeleider die optreedt als woordvoerder of tolk/vertaler zich identificeren. Als een begeleider namelijk feitelijk de inschrijving voor een persoon verzorgt, willen we vaststellen wie deze begeleider is.

Wat is een gelegaliseerde kopie?

Dit is een kopie die is voorzien van een officieel stempel, bijvoorbeeld van een notaris, consulaat, ambassade of gemeente.

Hoe bewaart KVK mijn gegevens?

We bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld.

Lees meer over de bewaartermijn van gegevens bij KVK.