Inschrijven bewaarder van boeken en bescheiden

1. Bepaal wie bewaarder van boeken en bescheiden is

Een bewaarder van boeken en bescheiden kan​​​​ een (buitenlandse) natuurlijk persoon, een vof, cv, maatschap of een (buitenlandse) rechtspersoon zijn. Hierbij geldt dat de bewaarder:

1. Degene is die bij statuten is aangewezen of die is benoemd door het daartoe in de statuten aangewezen orgaan;
2. Degene is die bij een stichting door het bestuur en bij andere rechtspersonen in de algemene vergadering wordt aangewezen;
3. De laatste vereffenaar is;
4. Een door de kantonrechter benoemde bewaarder is.

Bewaarders van boeken en bescheiden onder punten 1, 2 en 3 kunnen alleen worden aangewezen als er nog een rechtspersoon bestaat. Op dat moment besluit het bevoegde orgaan van deze rechtspersoon hierover. Een ‘bevoegd orgaan’ is bijvoorbeeld een (algemene) vergadering van aandeelhouders, algemene ledenvergadering of raad van commissarissen.

Als de rechtspersoon niet meer bestaat, is er geen bevoegd orgaan meer. Er is dus geen bevoegd orgaan dat een (opvolgend) bewaarder van boeken en bescheiden kan benoemen. Op dit moment telt punt 4.

2. Downloaden en invullen van het formulier

Kijk eerst welk formulier je moet downloaden.

• 17a: Ontbinding melden van een rechtspersoon.
• 17b: Het einde van een rechtspersoon melden na vereffening.
• 18: Aanvullen van informatie bij andere formulieren als de bewaarder van boeken en bescheiden is aangewezen door de kantonrechter. Vul de volgende punten zoals onderstaand in:

1.1: Naam van de vennootschap en plaats van vestiging

1.2: KVK-nummer

2.1: "anders"

3.1: datum intreding van de bewaarder van boeken en bescheiden (dit is de datum van de beschikking van het kantongerecht)

3.2: vermeld hier de volgende tekst:

De bewaarder van boeken en bescheiden is:

Voorna(a)m(en) en achternaam: ................................................ 

Adres: ....................................................................................

Postcode en woonplaats: ...........................................................

Handtekening: .........................................................................

4.1: naam en handtekening van de bewaarder van boeken en bescheiden en datum ondertekening.

Bewaarder van boeken en bescheiden niet bekend bij deze rechtspersoon?

• Word je benoemd tot bewaarder van boeken en bescheiden, maar was je niet als bestuurder en/of vereffenaar ingeschreven bij deze rechtspersoon? Stuur dan een kopie van een geldig legitimatiebewijs mee met je inschrijving.
• Wordt een buitenlandse onderneming benoemd tot bewaarder van boeken en bescheiden, maar was deze niet als bestuurder en/of vereffenaar ingeschreven bij deze rechtspersoon? Stuur dan, naast een kopie van een geldig legitimatiebewijs, ook een kopie mee van het bewijs van registratie uit het buitenlandse register waarop de bewaarder van boeken en bescheiden vermeld staat.

Bewijs van registratie

Het bewijs van registratie mag niet ouder zijn dan 1 maand. Lever dit aan in een voor ons leesbare taal. Wij kunnen je vragen om het bewijs van registratie te laten vertalen in het Nederlands, Engels, Frans of Duits. Deze vertaling hoeft niet afkomstig te zijn van een beëdigd vertaler.

3. Onderteken het formulier

Afhankelijk van welk formulier je downloadt, moet de juiste persoon tekenen. 

• Bij formulier 17a ondertekent een bestuurder, die vaak ook de bewaarder is. Maar dit is niet altijd het geval.
• Bij formulier 17b ondertekent de vereffenaar. Dat is vaak ook een bestuurder, maar het kan ook een externe partij zijn.
• Bij formulier 18 ondertekent de bewaarder.

4. Stuur het formulier op

Stuur de volgende zaken op naar het postadres van KVK:

• Het ingevulde en ondertekende formulier dat van toepassing is.
• Een kopie van een geldig legitimatiebewijs van de ondertekenaar.

Is de bewaarder aangewezen via een uitspraak van de kantonrechter? Stuur dan ook de uitspraak van de kantonrechter waaruit die benoeming blijkt met het formulier mee.