Inschrijven buitenlandse bedrijven

Buitenlandse vennootschappen die geen vestiging in Nederland hebben, kunnen zich inschrijven in het Handelsregister als zij ondernemingsactiviteiten in Nederland hebben. Dit geldt ook voor buitenlandse ondernemers die de activiteit niet in de rechtsvorm van een vennootschap drijven, maar bijvoorbeeld als eenmanszaak.
Voor deze specifieke situatie adviseren wij om contact met ons op te nemen.

Buitenlandse vennootschappen die arbeidskrachten ter beschikking stellen in Nederland zijn verplicht zich in te schrijven in het Handelsregister, ongeacht of zij wel of geen vestiging in Nederland hebben. Zie voor meer informatie hierover www.kvk.nl/waadi.

Wie mag de vennootschap inschrijven?

Je mag de vestiging inschrijven in het Handelsregister als je:

• bestuurder bent van de vennootschap;
• beheerder bent van de Nederlandse vestiging en je een volmacht hebt waaruit blijkt dat je beheerder bent. Deze volmacht moet in het Nederlands zijn met originele handtekeningen van de bestuurder(s). Als beheerder moet je je ook inschrijven.

Hoe schrijf je de vennootschap in?

De bestuurder of de beheerder meldt zich persoonlijk bij KVK met een geldig legitimatiebewijs. Een functionaris die in het buitenland woont hoeft zich niet persoonlijk te melden, maar kan een aantal documenten meesturen. Bij de inschrijving gebruik je de volgende inschrijfformulieren:

• Formulier 6: inschrijven vestiging in Nederland
• Formulier 11: inschrijven functionarissen (bestuurders en commissarissen)
• Formulier 13: inschrijven beheerder van de vestiging in Nederland

De registratieformulieren vul je in de Nederlandse taal in. Er zijn Engelse vertalingen van de formulieren 6, 11 en 13 beschikbaar die je als hulpmiddel kunt gebruiken.

Welke documenten heb je verder nodig?

Naast de inschrijfformulieren neem je ook de volgende documenten mee:

• een officieel bewijs van registratie van de onderneming in het land van oprichting (maximaal 1 maand oud);
• een authentiek of een door een opgaafplichtige origineel gewaarmerkt afschrift van de oprichtingsakte;
• afschrift van de geldende statuten, als deze in een afzonderlijke akte staan;
• afschrift van de akte waaruit de benoeming van de bestuurders en commissarissen blijkt, zoals een 'certificate of incumbency'.

Adres van de onderneming in Nederland

Als het bezoekadres in Nederland niet overeenkomt met het woonadres van een bestuurder, dan moet je aan de hand van bijvoorbeeld een huurovereenkomst een bewijs uit het Kadaster of een toestemmingsverklaring aantonen dat dit adres voor de onderneming mag worden gebruikt.

In welke taal?

Deze stukken lever je aan in het Nederlands, Duits, Engels of Frans. De afschriften moeten authentiek of origineel gewaarmerkt zijn. KVK kan vragen om een document dat de echtheid van de buitenlandse openbare akten bevestigt (een 'apostille').

Eisen formeel buitenlandse vennootschappen

Voor vennootschappen van buiten de Europees Economische Ruimte die geheel in Nederland ondernemen en geen werkelijke band hebben met het land van oprichting, geldt de Wet op de formeel buitenlandse vennootschappen.

Aan het Nederlandse Handelsregister moet opgave worden gedaan van:

• het feit dat de vennootschap een formeel buitenlandse vennootschap is;
• het register waarin en het nummer waaronder de vennootschap in het buitenland staat geregistreerd;
• de datum van de eerste registratie in het buitenland;
• de (persoonlijke) gegevens van de enig aandeelhouder (indien aanwezig).

Daarnaast deponeert een formeel buitenlandse vennootschap bij het Nederlandse Handelsregister:

• een bewijs van inschrijving in het buitenlandse register (bij de eerste opgave en vervolgens jaarlijks vóór 1 april);
• in geval van statutenwijziging: een Nederlands-, Frans-, Duits- of Engelstalig authentiek (of een door een bestuurder gewaarmerkt) afschrift van de wijziging en de doorlopende tekst van de gewijzigde statuten;
• 2 jaarrekeningen: 1 jaarrekening naar Nederlands recht én 1 jaarrekening naar het recht van het land van oprichting, voor zover deponering daar verplicht is.

Let op, de opgaven met betrekking tot een formeel buitenlandse vennootschap kunnen uitsluitend gedaan worden door een bestuurder van de formeel buitenlandse vennootschap of door degene die met de dagelijkse leiding is belast. Opgave bij volmacht is niet toegestaan. Opgaven kunnen daarom bijvoorbeeld ook niet gedaan worden door een advocaat of een notaris.

Moet een buitenlandse vennootschap die bestuurder is van een Nederlandse rechtspersoon zich ook inschrijven?

Nee, als een buitenlandse vennootschap bestuurder is van een Nederlandse rechtspersoon, dan hoeft deze niet met een eigen KVK-nummer te worden ingeschreven in het Nederlandse Handelsregister. Alleen de Nederlandse rechtspersoon schrijft zich in. De buitenlandse vennootschap wordt slechts als functionaris ingeschreven bij de Nederlandse rechtspersoon.