Veelgestelde vragen over het UBO-register

UBO-gegevens zijn niet voor iedereen te bekijken. Alleen bevoegde instanties kunnen UBO-informatie opvragen.

Ben je zelf UBO, of tekenbevoegd voor een organisatie met UBO's? Je kunt je eigen UBO-gegevens via Mijn KVK bekijken. Je logt dan in met DigiD.

Heb je je UBO-gegevens nodig omdat je bank, accountant of notaris daar om vraagt? Koop dan een KVK uittreksel UBO-register via Mijn KVK. Of gebruik de bevestigingsbrief die je hebt ontvangen na de UBO-opgave.  

Je kunt een KVK uittreksel UBO-register bestellen via Mijn KVK. Dit kan alleen als je zelf officieel aanpassingen in het Handelsregister mag doorgeven. Heb je geen DigiD? Dan kun je bevestigingsbrief gebruiken die je ontvangen hebt na de UBO-opgave, omdat hierin ook de UBO-gegevens staan.

Op verschillende plekken op de website van KVK vind je een knop om in te loggen met DigiD. Klik je daarop, dan krijg je de keuze op welke manier je wil inloggen. Je kunt kiezen voor de DigiD app en een sms-controle. KVK gebruikt DigiD om je identiteit te controleren, zodat we zeker weten dat jij het bent die inlogt. 

Met de DigiD app 
Installeer de DigiD app op je mobiele telefoon of tablet. De eerste keer dat je de app gebruikt, moet je een code van vijf cijfers kiezen en invoeren. Onthoud deze code goed: steeds als je de DigiD app gebruikt, moet je die intypen.

Als je bij KVK.nl inlogt met de DigiD app, vraagt onze website je om een koppelcode van vier letters. Open de DigiD app op je telefoon of tablet, vraag daar om zo’n koppelcode en vul die letters in op KVK.nl. Dan moet je in de DigiD app een knop aanklikken om het inloggen op KVK.nl goed te keuren. Daarna kun je verdergaan op onze website.

Met sms-controle 
Log in op de website van DigiD met je DigiD-gebruikersnaam en wachtwoord. Voeg daar je mobiele of vaste nummer toe aan je DigiD-account en kies voor inloggen met sms-controle. 

Als je op de website van KVK.nl inlogt met DigiD kies je voor ‘Met sms-controle’. Dan stuurt DigiD je meteen een code in een sms (op je mobiel) of een gesproken bericht (op je vaste telefoon). Met die code log je in op KVK.nl.

Als je een KVK uittreksel UBO-register bestelt ontvang je een 'gewaarmerkt' document. Dit betekent dat KVK het uittreksel een teken van echtheid geeft. Door dit teken van echtheid kun je het gebruiken als officieel overzicht voor bijvoorbeeld je bank of notaris. Het waarmerken kost KVK geld, en daarom horen er kosten bij het bestellen van het uittreksel.

Je bestelt het KVK uittreksel UBO-register via Mijn KVK.

De verwerkingstijd van UBO-opgaven is maximaal vier weken. Online wijzigingen worden sneller verwerkt dan wijzigingen per post. Check hier de actuele verwerkingstijden. Zodra je opgave is verwerkt krijg je hierover bericht van ons.

KVK stuurt per post een bevestiging van de UBO-registratie aan de organisatie en aan de geregistreerde UBO('s).

Ben je zelf UBO, of tekenbevoegd voor je organisatie? Dan kun je de gegevens ook controleren in MijnKVK. 

Heb je de opgave online gedaan? Dan heb je per mail een ontvangstbevestiging gehad. Niets gehad? Check je spamfilter.

Je krijgt een e-mail en een brief als je UBO-opgave is verwerkt. 

Bel ons Service center op 088 585 15 85.

Is je organisatie al ingeschreven in het Handelsregister? Schrijf dan je UBO's online in. Bij de voorbereiding staat welke documenten je mee moet sturen.

Wil je je organisatie inschrijven in het Handelsregister? Dan schrijf je je UBO's in tijdens het registratieproces aan de KVK-balie of bij de notaris. Startende organisaties kunnen hun UBO's niet online inschrijven.

Ga voor informatie over het bepalen wie de UBO's van je organisatie zijn naar:

• UBO's bepalen van een bv (niet-beursgenoteerd), nv (niet-beursgenoteerd), Europese nv of Europese cv
• UBO's bepalen van een stichting
• UBO's bepalen van een cv, vof, maatschap, EESV of rederij
• UBO's bepalen van een vereniging (volledig rechts bevoegd of beperkt rechtsbevoegd maar met onderneming), coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij

Voor bepaalde organisaties is het verplicht om UBO's in te schrijven. Dit staat in de Handelsregisterwet, artikel 15a. Kijk hier of jouw organisatie UBO's moet inschrijven.

UBO's wijzigen of uitschrijven doe je in de online UBO-opgave.

Alle EU-landen hebben een eigen UBO-register omdat dit verplicht is vanuit Europese regelgeving: de vierde anti-witwasrichtlijn (Richtlijn EU) 2015/849). In Nederland is het UBO-register wettelijk geregeld in het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018, de Handelsregisterwet 2007 en het Handelsregisterbesluit 2008. Het UBO-register is onderdeel van het Handelsregister.

Lees meer over het register en de rol van KVK.

KVK kan niet bepalen of vaststellen wie de UBO’s van je organisatie zijn. KVK moet daarom de identiteit van de tekenbevoegde vaststellen, en je moet zelf bepalen en invullen wie de UBO’s van je organisatie zijn. KVK is dus wettelijk verplicht om informatie te vragen die je mogelijk al bij het inschrijven van je organisatie in het Handelsregister hebt gegeven.

De wettelijke grondslag voor het controleren van de identiteit van de tekenbevoegde staat in artikel 5 lid 1 van het Handelsregisterbesluit. Het controleren van de identiteit van de UBO staat in artikel 15a lid 3 van de Handelsregisterwet.

Ja, KVK stuurt een bevestiging van de UBO-registratie aan de organisatie en aan de geregistreerde UBO(’s).

Nee, KVK heeft wettelijk gezien geen mogelijkheid om je uitstel te verlenen. Zelfs niet voor uitzonderlijke gevallen. Dat geldt ook voor Bureau Economische Handhaving van de Belastingdienst die verantwoordelijk is voor de handhaving.