Deponeren

Hoe je de jaarrekening deponeert, hangt af van de bedrijfsklasse. In de meeste gevallen is digitaal deponeren verplicht. Micro, kleine en middelgrote rechtspersonen zijn verplicht hun jaarrekening digitaal te deponeren in XBRL-formaat.  

De uiterste termijn voor vaststelling verschilt per rechtspersoon, maar de jaarrekening moet in ieder geval binnen 12 maanden na afloop van het boekjaar gedeponeerd zijn.

Je controleert gratis of de jaarrekening gedeponeerd is.

• Zoek het bedrijf op via de bedrijfsnaam of het KVK-nummer.
• Selecteer het bedrijf.
• Zie je het boekjaar staan? Dan is de jaarrekening gedeponeerd.

Je hoeft dus niets te bestellen en je hoeft niet in te loggen om dit te controleren.

Bv’s, nv’s, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen zijn voorbeelden van rechtsvormen die hun jaarrekening verplicht moeten deponeren. Voor eenmanszaken geldt deze verplichting niet. Lees hier meer over wel of niet deponeren.

Welke gegevens je in je jaarrekening moet vermelden, hangt af van de grootte van je bedrijf. Ondernemingen zijn ingedeeld in 4 bedrijfsklassen: micro, klein, middelgroot of groot.

Bekijk welke onderdelen van de jaarrekening je moet deponeren

Met de online service Zelf Deponeren Jaarrekening deponeer je de (enkelvoudige) jaarrekening direct elektronisch bij KVK.

Een foutmelding kan verschillende oorzaken hebben. Wij kunnen dit niet voor je nakijken, maar hebben wel een aantal tips.

• Check het KVK-nummer, soms bestaat het nummer niet.
• Check of er al een vastgestelde jaarrekening voor het boekjaar is gedeponeerd.
• Niet alle softwarepakketten ondersteunen speciale karakters in jaarrekeningen. Neem in dat geval contact op met jouw softwareleverancier.
• Check de eventuele foutmelding via  documentatie over de Nederlandse Taxonomie (NT). 

Vermoed je dat het een technisch probleem is? Neem dan contact op met jouw softwareleverancier.

Kies voor een van de volgende opties:

Log in met e-mailadres en wachtwoord 

Je deponeert jaarrekeningen van verschillende bedrijven door in te loggen met je e-mailadres en wachtwoord. Maak hiervoor een account aan. 
Vraag daarna autorisatie voor het deponeren van de jaarrekening aan. Log na het deponeren van een jaarrekening uit. Log weer in en kies het volgende bedrijf.

Log in met e-Herkenning

Vraag eHerkenning aan. Binnen eHerkenning kun je machtigingen aanvragen voor het deponeren van jaarrekeningen van meerdere bv's. Neem voor meer informatie contact op met de aanbieder van je eHerkenningsmiddel.

Log in met toegangscode en wachtwoord

Je hebt voor iedere bv een toegangscode en wachtwoord nodig die gekoppeld zijn aan de bv.

Log in en voeg het bedrijf toe waarvoor je de jaarrekening wilt deponeren. Vraag autorisatie aan. Herhaal deze stappen voor alle bedrijven waarvoor je de jaarrekening wilt deponeren.

Is autorisatie aangevraagd? Dan ontvangt het bedrijf een brief gericht aan de financiële administratie. Zij keuren de aanvraag goed of af.

In je account zie je of jouw aanvraag is goedgekeurd. Je ziet dan de knop ‘jaarrekening deponeren’.

Een machtiging aanvragen voor Zelf Deponeren Jaarrekening (ZDJ) is gratis. Een machtiging aanvragen voor een andere organisatie is ook gratis.

Je deponeert jouw jaarrekening via Standard Business Reporting (SBR) en vult geen vaststellingsdatum in. 

Vervangen nog niet-vastgestelde jaarrekening
Je kunt een nog niet-vastgestelde jaarrekening vervangen door een nieuwe nog niet-vastgestelde jaarrekening, of door een vastgestelde jaarrekening.

Een foutmelding kan verschillende oorzaken hebben. Wij kunnen dit niet voor je nakijken, maar hebben wel een aantal tips.

• Check het KVK-nummer, soms bestaat het nummer niet.
• Check of er al een vastgestelde jaarrekening voor het boekjaar is gedeponeerd.
• Niet alle softwarepakketten ondersteunen speciale karakters in jaarrekeningen. Neem in dat geval contact op met jouw softwareleverancier.
• Check de eventuele foutmelding via  documentatie over de Nederlandse Taxonomie (NT). 

Vermoed je dat het een technisch probleem is? Neem dan contact op met jouw softwareleverancier.

Aan het deponeren van een jaarrekening zelf zijn geen kosten verbonden. Wel zijn er kosten voor het softwarepakket dat je gebruikt en het PKI-overheidscertificaat. Informeer hiervoor bij je softwareleverancier.

Zodra je jaarrekening bij ons binnenkomt, vinden er automatisch een paar controles plaats. Zijn er geen bijzonderheden? Dan ontvang je per e-mail een bevestiging van ontvangst via Digipoort.

Kunnen we de jaarrekening niet verwerken? Dan krijg je een foutmelding. Na aanpassing van de fouten, kun je de jaarrekening opnieuw aanbieden via Digipoort.

Je kunt de algemene voorwaarden van je organisatie bij KVK of de rechtbank deponeren. Lees meer over het deponeren van algemene voorwaarden.

Wij rekenen voor het deponeren en in depot hebben van algemene voorwaarden een vast bedrag per deponering per jaar. Zie voor de actuele prijs het Tarievenoverzicht.

Een vertaling telt als aparte deponering. Als je bijvoorbeeld je algemene inkoopvoorwaarden en algemene verkoopvoorwaarden deponeert plus de Engelse vertalingen hiervan, betaal je in totaal voor vier deponeringen. De inkoopvoorwaarden Nederlands en Engels en de algemene verkoopvoorwaarden Nederlands en Engels. Vier in totaal.

Zie ook: Algemene voorwaarden deponeren.

Stuur een e-mail naar algemene.voorwaarden@kvk.nl. Zet in het onderwerp van de e-mail: 'Stopzetting algemene voorwaarden'. Je ontvangt een bevestiging per e-mail zodra de stopzetting verwerkt is. Ook sturen wij de bevestiging binnen één werkweek per post.