Zakelijke rekening openen? Deze documenten heb je nodig

Met een zakelijke rekening naast je privérekening houd je je geldzaken gescheiden en overzichtelijk. Dit maakt de administratie voor je bedrijf makkelijker.

Benodigde documenten

Als je een zakelijke rekening aanvraagt, moet je gegevens aanleveren bij je bank. Welke dit zijn verschilt per bank en per rechtsvorm. Controleer daarom altijd bij de bank welke gegevens nodig zijn. Meestal kun je online een rekening openen.

Wanneer je je bezoekadres in het Handelsregister hebt afgeschermd kan het zijn dat je online geen bankrekening kunt openen. Ga dan langs bij je bank. De bank kan aanvullende vragen stellen. Zo schat je bank de risico's in. Bij een positieve uitkomst opent de bank alsnog een zakelijke rekening voor je.

Eenmanszaak

Onderneem je vanuit een eenmanszaak? Dan ben je zelf aansprakelijk en is een scheiding van je privé en zakelijke geldzaken niet per se nodig. Een zakelijke rekening is niet verplicht. Maar meestal staat in de algemene voorwaarden van een bank dat je een privérekening niet zakelijk mag gebruiken. 

Een bank vraagt vaak om de volgende documenten:

• geldig identiteitsbewijs. Een bank zal altijd, ook als je online een rekening opent, om een identiteitsbewijs vragen. Geef nooit zomaar je identiteitsbewijs af, maak een veilige kopie

• uittreksel uit het KVK Handelsregister
• een overzicht van de landen waarmee je zaken doet als je de rekening ook voor buitenlandse transacties gaat gebruiken

Vof, maatschap of cv

Werk je samen met één of meerdere zakelijke partners in een vennootschap onder firma (vof), maatschap of commanditaire vennootschap (cv)? Net als bij de eenmanszaak ben je zelf aansprakelijk. Een zakelijke rekening is niet verplicht. Maar het ligt voor de hand dat je een zakelijke rekening op naam van de vof, maatschap of cv gebruikt. Je kunt daarbij afspreken dat bij overboekingen vanaf een bepaald bedrag meerdere personen akkoord moeten geven. Dit heet gezamenlijke bevoegdheid. Via je bank kun je regelen welke vertegenwoordigers van het bedrijf akkoord moeten geven. Dit kunnen de vennoten zijn, maar ook medewerkers of de boekhouder of accountant.

Een bank vraagt vaak om het volgende:

• kopie van het vennootschaps-, maatschapscontract of cv-contract
• kopie van een geldig identiteitsbewijs van alle vennoten/maten met eventueel aanvullende gegevens
• uittreksel uit het KVK Handelsregister
• bevestigingsbrief van KVK met UBO-gegevens
• een overzicht van de landen waarmee je zaken doet als je de rekening ook voor buitenlandse transacties gaat gebruiken

Bv of nv

Heb je een bv of een nv, dan regel je je geldzaken verplicht met een zakelijke rekening. Bij een bv of nv ben je namelijk niet zelf aansprakelijk, maar de bv of nv. De financiën van de bv of nv houd je daarom apart van je privégeld. De bank vraagt je om de volgende stukken:

• kopie van de statuten van de bv of nv
• kopie van het aandeelhoudersregister van de bv of nv. Het aandeelhouderregister heb je bij de oprichting van de bv of nv van de notaris ontvangen. Dit kan een fysiek of digitaal document zijn. Kan de bank bij een structuur met verschillende vennootschappen moeilijk bepalen wie eigenaar is van welke aandelen? Dan moet je ook een organisatieschema aanleveren.
• uittreksel uit het KVK Handelsregister
• bevestigingsbrief van KVK met UBO-gegevens
• een overzicht van de landen waarmee je zaken doet als je de rekening ook voor buitenlandse transacties gaat gebruiken

Vereniging of stichting

Verenigingen en stichtingen ontvangen contributie of donaties. Daarvoor hebben ze een zakelijke bankrekening nodig. Een vereniging of stichting kan alleen een zakelijke bankrekening openen als deze staat ingeschreven bij KVK. Meestal moeten alle actieve bestuursleden bekend zijn bij de bank. De bank vraagt om:

• kopie van de statuten van de vereniging of stichting
• kopie van een geldig identiteitsbewijs van iedere bestuurder
• bevestigingsbrief van KVK met UBO-gegevens
• een overzicht van de landen waarmee je zaken doet als je de rekening ook voor buitenlandse transacties gaat gebruiken

Waarom zijn gegevens nodig?

Banken zijn poortwachters. Poortwachters moeten volgens de wet het financiële systeem schoon houden. Banken doen daarom onderzoek naar hun klant. Wanneer een bank na onderzoek van de gegevens onaanvaardbare (integriteits)risico's ontdekt, kan de bank het openen van een zakelijke bankrekening weigeren.

Ook na het openen van een bankrekening moeten banken verplicht onderzoek doen naar ongebruikelijke transacties. Waar komt het geld vandaan en waarvoor gebruikt de klant het geld? Een bank moet voldoende inzicht hebben in de geldstromen binnen de onderneming, vereniging of stichting. Banken moeten ongebruikelijke transacties melden bij de Financial Intelligence Unit. In de overzichtskaart van het CBF (toezichthouder op Erkende Goede Doelen in Nederland) staan vragen die een bank kan stellen aan organisaties voor goede doelen.