Zakelijke rekening handig, niet verplicht

Transparante geldstromen

De Belastingdienst wil je administratie kunnen inzien. Het maakt daarbij niet uit of je een zakelijke rekening of een privérekening hebt. Als maar duidelijk is hoe de geldstromen lopen en wat zakelijk en privé is. Met een zakelijke rekening zie je dit makkelijk. Of je opent een tweede privébetaalrekening voor je zakelijke financiën zodat je zakelijke en privé inkomsten en uitgaven apart houdt.

Privérekening voor zakelijk gebruik

Wil je je privérekening ook zakelijk gebruiken? Let dan op of dat wel mag van je bank. De meeste banken zetten in hun algemene voorwaarden dat een privébetaalrekening alleen bedoeld is voor persoonlijk, niet-zakelijk gebruik. Banken nemen contact met je op als er veel zakelijke overboekingen zijn.

Een privérekening openen is vaak goedkoper dan een zakelijke rekening. En ook op een privérekening is er geen maximumgrens voor geldbedragen. De klant kan het bedrag zonder problemen naar je overmaken. Als je klant geld overmaakt ziet die je persoonsnaam, niet je bedrijfsnaam. Dat is ook zo bij de IBAN-check. Dit ziet er minder professioneel uit dan bij een zakelijke rekening.

Voordelen zakelijke rekening

Met een zakelijke rekening houd je je eigen geld en uitgaven en het geld van je bedrijf gescheiden. De voordelen zijn onder andere:

• financieel overzicht voor jezelf, je boekhouder en de Belastingdienst
• tijdwinst bij je administratie als je de zakelijke rekening koppelt aan je boekhoudpakket
• meer mogelijkheden en keuze uit pakketten dan bij een privérekening
• de kosten voor een zakelijke rekening zijn aftrekbaar en je kunt de btw over zakelijke kosten terugvragen
• een professionele uitstraling voor je bedrijf: de klant ziet de bedrijfsnaam bij het overboeken en op het afschrift

Een zakelijke rekening openen

Voordat je een zakelijke rekening opent, moet je gegevens aanleveren bij de bank. Welke dit zijn verschilt per bank en per rechtsvorm van je bedrijf. Check daarom altijd bij de bank welke gegevens nodig zijn. Meestal kun je online een rekening openen.

Witwassen voorkomen

Banken moeten verplicht onderzoek doen naar hun klant. Dat heet een witwasonderzoek. De bank wil weten waar het geld vandaan komt. En waarvoor de klant het geld gebruikt. Een bank moet voldoende inzicht hebben in de geldstromen binnen het bedrijf. Tegenwoordig rekent een bank kosten voor het witwasonderzoek door aan hun klanten. Ontdekt de bank bij het onderzoek naar de nieuwe klant onaanvaardbare (integriteits)risico's? Dan kan de bank het openen van een zakelijke bankrekening weigeren.

Bezoekadres

Heb je het bezoekadres van je bedrijf in het Handelsregister van KVK afgeschermd? Dan is (online) een zakelijke bankrekening openen soms lastiger. De bank kan aanvullende vragen stellen. Zo schat de bank de risico's in. Bij een positieve uitkomst opent de bank alsnog een zakelijke rekening voor je.

Minderjarig en een zakelijke bankrekening

Ben je een minderjarige ondernemer en wil je een zakelijke bankrekening openen? Vraag eventueel hulp van een expert en vergelijk de mogelijkheden bij verschillende banken. 

Als minderjarige kun je handlichting aanvragen bij de rechtbank. Met handlichting krijg je de zakelijke rechten van een meerderjarige. Er zijn ook banken waarbij je als minderjarige geen zakelijke rekening kunt openen. Als oplossing kun je dan een tweede privérekening openen. Onderneem je samen met een van je ouders/verzorgers, bijvoorbeeld in een vof? Dan is een zakelijke rekening openen meestal geen probleem.

Buitenlandse ondernemer in Nederland

Buitenlandse ondernemers met een bedrijf in Nederland kunnen ook een Nederlandse bankrekening gebruiken, maar dit is niet verplicht. Elke bank heeft een eigen acceptatiebeleid. Banken bekijken de achtergrond van de aanvrager van een nieuwe bankrekening. Ze kunnen vragen stellen over het doel en gebruik van je zakelijke rekening. En vragen hoe je aan het geïnvesteerde kapitaal komt. Ook wil de bank weten wie belangen hebben in je onderneming.

Geldzaken op orde

In het Geldboek voor ondernemers vind je alle basisinformatie over geldzaken, financiering vinden, administratie en belastingen. Zo krijg je met een liquiditeitsbegroting financieel inzicht in de geldstromen van je bedrijf. Je laat per maand of per kwartaal je inkomsten en uitgaven zien. Dit geeft uiteindelijk ook een overzicht op jaarbasis. Een overzichtelijke betaalrekening is hiervoor belangrijk.