Laat je klant op tijd betalen

Zorg dat klanten op tijd je factuur betalen. Daar draait het om bij goed debiteurenbeheer. Hoe doe je dat? Gebruik het stroomschema 'Van offerte naar geld op je rekening' en de volgende tips:

1. Klanten checken

Check vooraf wie je klant is. Zijn je klanten vooral ondernemers? Controleer of de onderneming in het KVK Handelsregister is ingeschreven. Daar zie je wie namens de onderneming bevoegd is om te tekenen. En of er sprake is van een faillissement of surséance van betaling. Kredietbeoordelaars zoals Dun & Bradstreet of Graydon leveren gerichte bedrijfsinformatie.

Lever je vooral aan consumenten, dan kun je vragen om een ‘Eigen Inzage’ van het Bureau Krediet Registratie (BKR). In het BKR-register staan geen belastingschulden. Het register geeft je wel een indruk van hoe de klant er financieel voor staat. En of er problemen zijn waardoor je klant je factuur niet kan betalen.

2. Betaaltermijn afspreken

Leg afspraken over de betalingstermijn vooraf vast. De betalingstermijn is de periode waarbinnen je klant het totaalbedrag van de factuur moet betalen. Een betalingstermijn van 30 dagen is gangbaar bij bedrijven. De maximale wettelijke betaaltermijn is 60 dagen voor bedrijven en 30 dagen voor de overheid en het grootbedrijf. De betalingstermijn zet je in je algemene voorwaarden, in het contract en na levering op je factuur.

Gebruik deze twee tips als je klant een groot bedrijf is :

• Selecteer welke klanten je facturen binnen 30 dagen moeten betalen omdat ze vallen onder de noemer 'grote bedrijven'. Grote bedrijven voldoen minimaal 2 opvolgende jaren aan twee van de drie volgende kenmerken. Ze hebben minimaal 250 werkzame personen in dienst. Meer dan 50 miljoen euro netto omzet. En een balanstotaal hoger dan 25 miljoen euro. Je klant kan je hierover meer informatie geven. Informatie over het aantal werkzame personen bij een bedrijf vind je bij KVK.
• Vermeld in je algemene voorwaarden en contracten de betaaltermijn  voor grote bedrijven. Communiceer deze met je klant voordat je de factuur stuurt. Heb je algemene voorwaarden gedeponeerd bij KVK? Pas deze ook aan. Let op: grote bedrijven werken meestal met inkoopvoorwaarden. Vraag je klant om aangepaste inkoopvoorwaarden. 

3. Eigendomsvoorbehoud vermelden

Als je producten levert, kun je een eigendomsvoorbehoud afspreken. Dat betekent dat je eigenaar blijft van het geleverde product, totdat je klant heeft betaald. Betaalt je klant niet, dan kun je de producten terughalen. Je vermeldt een eigendomsvoorbehoud in je algemene voorwaarden.

4. Vooruitbetaling vragen

Laat je klant vooraf betalen. Bij zakelijke klanten zijn er geen spelregels bij vooruitbetaling. Wel kun je bijvoorbeeld een aantrekkelijke korting aanbieden als je klant vooraf betaalt.

Lever je een product aan een consument? Dan mag je de klant om maximaal 50% vooruitbetaling vragen. Meer is wettelijk niet toegestaan. Een vooruitbetaling of aanbetaling zet je in de koopovereenkomst of algemene voorwaarden. Een uitzondering is een webshop. Kiest je klant voor betaling via iDEAL, dan is volledige aanbetaling wel toegestaan. Vooruitbetaling is niet gebruikelijk als je een dienst levert aan een consument. Lever je naast de dienst ook een product? Dan kun je maximaal 50% aanbetaling van je klant vragen.

5. Factureren

Wettelijk stuur je een factuur uiterlijk op de 15e van de maand na de maand dat je het product of dienst hebt geleverd. Voorbeeld: op 20 oktober leverde je het product. Dan verstuur je de factuur uiterlijk op 15 november. Maar liever verstuur je de factuur zo snel mogelijk na levering van je product of dienst. Zorg dat je factuur correct is. Je klant kan een factuur met fouten terugsturen of te laat betalen.

Maak met zakelijke klanten afspraken over de factuur:

• Vraag bij je klant na wat er op de factuur moet staan en op welke plaats. Denk hierbij aan een inkoopnummer, ook wel PO-nummer (purchase order nummer) genoemd.
• Informeer hoe je klant de factuur wil ontvangen. Een e-factuur uit je factureersysteem, een e-factuur via PEPPOL, een pdf of een papieren factuur? Of maak het je klant makkelijk, zodat die eenvoudig kan betalen via een digitaal betaalverzoek. Met een digitaal betaalverzoek vult je klant geen IBAN- of factuurnummer in. Dit gebeurt automatisch. Je verzendt een betaalverzoek op verschillende manieren. Stuur het persoonlijk naar je klant via WhatsApp, een sms of een e-mail. Of verwerk het in je facturen met een QR-code. Er zijn verschillende diensten die betaalverzoeken maken. Een bekende dienst is bijvoorbeeld Tikkie Zakelijk. Je kunt ook terecht bij meerdere banken en betaalplatformen. Voor de betaling wordt vaak de betaalmethode iDEAL gebruikt. In deze lijst van iDEAL vind je partijen die deze betaalmethode gebruiken en mogelijk ook zakelijke betaalverzoeken aanbieden.
• Leg een eventuele korting bij snelle betaling vast (dynamic discounting).

Je wilt een tevreden klant. Vraag daarom vlak na levering van je product of dienst of alles naar wens is. Een tevreden klant betaalt sneller. Houd bij welke klanten op tijd en welke klanten te laat betalen.

Betaalde je klant toch niet op tijd? Dan kun je deze juridische stappen nemen.