Alles over debiteuren

Een debiteur is een klant die een factuur van je kreeg, maar nog niet betaalde. Debiteuren staan links op je balans bij bezittingen, de activa. De tegenhanger is een crediteur. Een crediteur is een bedrijf, instelling of persoon, waarvan je de factuur zelf nog moet betalen. Op je balans staan crediteuren rechts, bij schulden: de passiva.

Kies waarover je meer wilt weten:

• Debiteurenbeheer
• Juridische stappen
• WHOA aanvragen
• Faillissement aanvragen
• Krediettermijn debiteuren
• Debiteurenfinanciering
• Verjaringstermijn factuur verlengen
• Dubieuze debiteuren
• Oninbare vorderingen

Debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer is alles wat je doet zodat je klanten jou zo snel mogelijk betalen. Je hebt dan meer geld beschikbaar om je kosten te betalen. Debiteurenrisico is het risico dat je debiteur niet (op tijd) zijn rekening betaalt. Debiteurenbeheer staat letterlijk voor het beheren van je debiteuren. Goed debiteurenbeheer helpt je bij het (op tijd) krijgen van je geld en beïnvloedt dus direct je cashflow. Debiteurenbeheer begint al vóór je een overeenkomst aangaat met je klant. Het eindigt wanneer de factuur betaald is.

 Laat je klant op tijd betalen

Zorg dat klanten op tijd je factuur betalen. Gebruik het stroomschema 'Van offerte naar geld op je rekening' en de tips uit het artikel Laat je klant op tijd betalen.

Juridische stappen

Je hebt alles gedaan om je klant te laten betalen, maar het is niet gelukt. Neem dan juridische stappen. Schakel een deurwaarder in. Een gerechtsdeurwaarder int voor jou de schuld bij je klant of hij spreekt een betalingsregeling met je klant af. Reageert je klant niet, dan kun je een gerechtelijke procedure starten. De deurwaarder zal je klant dan dagvaarden.

In de dagvaarding staat waar en wanneer je klant zich moet melden bij de rechtbank. De rechter doet een uitspraak (vonnis) en de deurwaarder geeft dit vonnis aan je klant. Houdt je klant zich niet aan de uitspraak van de rechter, dan kan de deurwaarder beslag leggen op het inkomen of de spullen van je klant.

WHOA aanvragen

De Wet Homologatie Onderhands Akkoord (WHOA) helpt ondernemers die door hoge schulden failliet dreigen te gaan, maar nog wel levensvatbare bedrijfsactiviteiten hebben. Het doel van WHOA is om schulden te reorganiseren zodat bedrijven daarna door kunnen gaan met ondernemen. Of dat zij zonder faillissement kunnen stoppen met hun activiteiten. Met WHOA kan er zonder instemming van alle schuldeisers een akkoord over een schuldregeling komen.

Je kunt als schuldeiser voor je klant WHOA aanvragen. Hiervoor schakel je een advocaat in. Je advocaat kan een verzoek bij de rechtbank indienen voor de aanwijzing van een herstructureringsdeskundige die de WHOA-aanvraag voorbereidt. De griffiekosten en de kosten voor de advocaat zijn voor jou. Bij een WHOA-traject is het doel dat je als schuldeiser meer uitbetaald krijgt dan bij een faillissement.

Faillissement aanvragen

Is de WHOA geen optie en zit je klant zo diep in de problemen dat hij je factuur niet kan betalen? Dan kun je het faillissement van je klant aanvragen. Hiervoor zijn twee schuldeisers nodig. Is je klant al failliet verklaard, dan kun je een vordering gespecialiseerd indienen bij de curator. Dit heet ‘indienen ter verificatie’.

Krediettermijn debiteuren

De gemiddelde krediettermijn debiteuren, ook wel debiteurentermijn genoemd, is de gemiddelde tijd voordat je klanten je facturen betalen. Het is niet hetzelfde als de betalingstermijn. De betalingstermijn is de termijn waarbinnen je klant volgens afspraak moet betalen. De werkelijke termijn waarbinnen je het geld op je rekening hebt, wijkt hiervan af. De gemiddelde krediettermijn debiteuren is 30 tot 60 dagen. Je berekent de krediettermijn debiteuren zo:

Gemiddeld debiteurensaldo in een jaar gedeeld door je verkopen op rekening x 365.

Een hoog debiteurensaldo en een lange gemiddelde krediettermijn debiteuren betekenen dat je debiteuren vaak te laat betalen. Dit heeft invloed op je cashflow: je hebt minder geld om je kosten te betalen of te investeren.

Debiteurenfinanciering

Debiteurenbeheer kun je ook uitbesteden. Dit heet debiteurenfinanciering of factoring. Dit brengt extra kosten met zich mee, maar kan de moeite waard zijn omdat het leidt tot een betere cashflow.

Factoring

Factoring is een vorm van krediet waarbij een factoringmaatschappij je openstaande facturen overneemt. Dit kan bij sommige factoringbedrijven al vanaf 1.000 euro. Een ander woord voor factoringmaatschappij is factor. De factor onderzoekt vooraf je kredietwaardigheid. Je ontvangt direct het openstaande bedrag en je betaalt een vergoeding aan de factor. Dit is een percentage van je factuur of van je omzet. De factoringmaatschappij int de rekening bij je klanten. Met factoring verbeter je meteen je liquiditeit. Je hebt geld om direct te besteden.

Reverse factoring

Een vorm van factoring is reverse factoring. De factor onderzoekt de kredietwaardigheid van je klant. Je klant geeft een betaalgarantie af voor facturen die hij goedkeurt. De factor weet zeker dat de klant gaat betalen en schiet het bedrag binnen vijf of tien dagen aan jou voor. Meestal is de factor de financier van je klant. Reverse factoring kan interessant zijn bij grote klanten, zoals supermarkten en energiebedrijven, die normaal gesproken de gemiddelde betaaltermijn sterk overschrijden.

Kredietverzekering of debiteurenverzekering

Kies je voor een kredietverzekering dan keert je verzekeringsmaatschappij het bedrag van de factuur uit als je klant niet kan betalen. Bijvoorbeeld als je klant failliet gaat of surseance van betaling heeft. Een kredietverzekering noem je ook wel debiteurenverzekering. Een kredietverzekering kan alleen als je zakelijke klanten hebt. Je kiest uit verschillende vormen, zoals verzekering per transactie of per debiteur. Je kunt ook je totale omzet verzekeren. Als je vooral zakendoet met klanten in een bepaald land, dan kun je kiezen voor een kredietverzekering per land.

Verjaringstermijn factuur verlengen

Iedere verzonden factuur heeft een verjaringstermijn. Na de verjaringstermijn hoeft je klant niet meer te betalen. Bij consumenten is de verjaringstermijn voor de aankoop van producten twee jaar. Koopt een consument een dienst of een reis dan is de verjaringstermijn vijf jaar. Bij zakelijke klanten is de verjaringstermijn vijf jaar na afloop van de uiterste betaaldatum. Herinner je jouw klant voor het einde van de verjaringstermijn? Dan gaat de verjaringstermijn opnieuw in. Dit heet stuiten.

Debiteurenadministratie bewaren

De bewaartermijn van je (debiteuren)administratie is zeven jaar. Dit geldt voor je papieren- en digitale administratie. In je debiteurenadministratie houd je alle openstaande facturen van je klanten bij. Je bewaart ook je inkoop- en verkoopfacturen. De Belastingdienst heeft op een rij gezet welke gegevens je nog meer moet bewaren.

Dubieuze debiteuren

Dubieuze debiteuren zijn klanten die hun factuur waarschijnlijk nooit gaan betalen. Je kunt in je administratie een voorziening dubieuze debiteuren aanmaken. Je boekt het factuurbedrag exclusief btw over van de post gewone debiteuren naar de post dubieuze debiteuren.

Als je klant niet betaalt, kun je ervoor kiezen om in het vervolg niet meer te leveren. Vermeld dit in je algemene voorwaarden .

Oninbare vorderingen

Is het zeker dat je debiteur de factuur niet betaalt of slechts voor een deel? Dan valt het bedrag onder oninbare vorderingen. De btw op het factuurbedrag heb je al afgedragen aan de Belastingdienst. Je kunt de btw op een oninbare vordering terugvragen. Een vordering is oninbaar uiterlijk een jaar na de uiterste betaaldatum.