Stappenplan: zo zet je een zorgvuldigheidsstelsel op

Soms is een zorgvuldigheidsstelsel verplicht. Dit is bijvoorbeeld nodig als er duurzaamheidsregels zijn voor de producten die je maakt of verkoopt, zoals de regels die horen bij de ontbossingswet (EUDR). Of omdat je voor je product een zorgvuldigheidsverklaring moet laten zien bij de douane. Maar ook als die regels niet voor jou gelden kun je een zorgvuldigheidsstelsel maken. Zo krijg je meer kennis over je productieketen en kun je inschatten wat de risico’s van jouw product zijn voor mensenrechten of milieu. 

Wat is een zorgvuldigheidsstelsel?

Gepaste zorgvuldigheid of due diligence, betekent dat je probeert de risico’s en negatieve invloeden op mensen en het milieu te verminderen. Zowel in je eigen bedrijf als in je hele productieketen. Je doet dit door duidelijke regels op te stellen voor jezelf en de andere bedrijven waarmee je werkt. De manier waarop je dit organiseert noemen we een zorgvuldigheidsstelsel. Dit stelsel bestaat uit een paar belangrijke stappen. Zo verzamel je informatie en neem je maatregelen om je negatieve invloed te verminderen.

De vorm en inhoud van zorgvuldigheidsstelsels kunnen verschillen per bedrijf. Bijvoorbeeld omdat duurzaamheidsregels voor metaal anders zijn dan regels voor houtproducten.

Heb ik een zorgvuldigheidsstelsel nodig?

Of je een zorgvuldigheidsstelsel nodig hebt, hangt af van de wetten die gelden voor je product of bedrijf. Op het Ondernemersplein zie je welke wetten en regels gelden voor jouw branche. In de ontbossingswet staat bijvoorbeeld dat je moet bewijzen dat je producten niet bijdragen aan het kappen van bossen. Daarvoor is een zorgvuldigheidsstelsel nodig. 

Een zorgvuldigheidsstelsel maak je in zes stappen:

• Stap 1: Leg de basis
• Stap 2: Verzamel informatie 
• Stap 3: Schat de risico’s in
• Stap 4: Stop of verminder negatieve invloed
• Stap 5: Bewaar je bewijs
• Stap 6: Verbeter het proces

Stap 1: Leg de basis

Als eerste kijk je naar de organisatie van je bedrijf. Je onderzoekt welke processen en taken je gaat aanpassen en wie dat gaat doen. 

Zorg voor een ‘chef zorgvuldigheid’

Gebruik je in je producten grondstoffen die nog niet eerder verkocht zijn binnen Europa? Dan moet je volgens de ontbossingswet iemand binnen je bedrijf verantwoordelijk maken voor gepaste zorgvuldigheid. Maar ook als deze verplichting niet voor jou geldt, is het slim om dat te doen. Zo worden de zorgvuldigheidseisen en de taken die daarbij horen goed geregeld.

Regel trainingen voor je personeel

Het is belangrijk dat de medewerker die verantwoordelijk is voor gepaste zorgvuldigheid weet hoe een zorgvuldigheidsstelsel werkt. Geef deze medewerker regelmatig de kans om trainingen te volgen.

Onderzoek je processen

Kijk op welke processen in je bedrijf zorgvuldigheidseisen invloed hebben. Wat moet je aanpassen om aan de eisen te voldoen? 

Voorbeeld:
Sanne heeft een eigen koffiebranderij en importeert koffiebonen uit Ethiopië. Ze wijst collega Ahmed aan als 'chef zorgvuldigheid'. Hij is verantwoordelijk voor het opzetten van een systeem. Hiermee kan hij controleren waar elke partij bonen vandaan komt en welke route ze hebben afgelegd. Van koffieboer tot aan de branderij. Ahmed volgt een cursus om te leren hoe je een zorgvuldigheidssysteem opzet. Hij kijkt naar de bedrijfsprocessen en ziet dat hij de inkoopplanning moet aanpassen. Zo heeft hij meer tijd om de grondstoffen en leveranciers te controleren.

Stap 2: Verzamel informatie 

Je hebt nu de basis voor je zorgvuldigheidsstelsel. De volgende stap is begrijpen waar je product of grondstof vandaan komt en welke partijen erbij betrokken zijn. 

Neem contact op met je leverancier

Neem contact op met je leverancier om zoveel mogelijk details over de productie te ontdekken. Alleen weten waar je product wordt gemaakt is niet voldoende. Informeer bijvoorbeeld ook naar de tussenfasen van je product. Zo ontdek je waar de grondstoffen vandaan komen en waar ze worden bewerkt. Je ziet ook welke materialen en eventuele chemische middelen worden toegevoegd.

Gebruik bestaande documenten

Het kan zijn dat je leverancier al een milieubeleid, duurzaamheidskeurmerk of -certificaat heeft. Je hoeft dan niet alle informatie zelf te vinden. Certificaten zoals het FSC-certificaat hebben namelijk al uitgebreide informatie over de productieprocessen en materialen. Je kunt ook vragen naar het productpaspoort. Dit is een digitaal document met informatie over de volledige keten van een product. Zoals waar het product vandaan komt, hoe het gemaakt is en welke invloed het product heeft op het milieu.

Als je een zorgvuldigheidsstelsel moet hebben, let er dan op dat sommige informatie verplicht is vanuit wetgeving. Voor de ontbossingswet moet je bijvoorbeeld melden waar je product precies wordt gemaakt. Inclusief gps-coördinaten, productiedatum en productieperiode. Ook moet je informatie verzamelen waaruit blijkt dat je producten ontbossingsvrij zijn.

Voorbeeld:
De leverancier van de koffiebonen belooft dat zij geen bossen kapt voor haar plantages. Met satellietbeelden wil Ahmed bewijzen dat dat echt zo is. Probleem: van een van de koffieplantages kent hij de gps-coördinaten niet. Hij moet nu op zoek naar andere manieren om bewijs te verzamelen, zoals contact met lokale bronnen. 

Stap 3: Schat de risico’s in

Nu je weet wie er allemaal bij je keten betrokken zijn, onderzoek je wat de risico’s zijn. Bijvoorbeeld voor mensenrechten of milieuvervuiling. Dit doe je met een risicoanalyse. Onderzoek daarbij zaken als:

• Worden de werknemers in de keten eerlijk betaald?
• Zijn er slechte arbeidsomstandigheden of is er sprake van kinderarbeid?
• Is er schade aan het milieu door bijvoorbeeld ontbossing of watervervuiling?

Schrijf de mogelijke gevaren per tussenfase van je product op. Bepaal voor elk risico hoe groot de kans is dat het gebeurt en wat de gevolgen zijn.

Voorbeeld:
Een controle doen op de plek van de productie kost tijd. Daarom kan Ahmed nog niet zeker weten of er geen ontbossing plaatsvindt. Zijn conclusie: ontbossing is een risico voor de koffiebranderij. Dat risico kan hij niet nemen. De koffiebranderij kan zelfs een boete krijgen als de geïmporteerde bonen uit ontboste gebieden komen.

Stap 4: Stop of verminder negatieve invloed

In de vierde stap neem je maatregelen om je risico’s en negatieve invloed te verminderen. Pak je overzicht met risico’s erbij en kijk wat je kunt doen om deze zoveel mogelijk weg te nemen. 

Voorbeeld:
Ahmed twijfelt of een leverancier wel echt duurzaam werkt. Is er een grote kans dat er bossen worden gekapt op de plek van de koffieplantage? Dan kan hij de inkoop annuleren en een andere leverancier zoeken. Een leverancier met een keurmerk zoals het Rainforest Alliance-keurmerk bijvoorbeeld. 

Stap 5: Bewaar je bewijs

De ontbossingswet eist dat je bewijs vijf jaar bewaart. Bewijs is alles waarmee je laat zien dat je de risico’s vermindert. 

Voorbeeld: 
Alles wat Ahmed regelt voor het zorgvuldigheidsstelsel bewaart hij digitaal. De satellietbeelden van de koffieplantage van zijn nieuwe leverancier slaat hij op. De beelden bewijzen dat op die locaties niet ontbost is. Ook houdt hij bij welke due diligence trainingen hij en zijn collega’s volgen en bewaart hij de certificaten van de trainingen. Zelfs notulen van vergaderingen waarin de zorgvuldigheidsmaatregelen van de koffiebranderij zijn besproken, horen bij het bewijs

Stap 6: Verbeter het proces

Beoordeel regelmatig de maatregelen die je neemt. Kijk wat goed werkt en waar verbeteringen nodig zijn. Verandert er wetgeving of krijg je nieuwe informatie over je leverancier? Pas je manier van werken hier dan gelijk op aan. Het zorgvuldigheidsstelsel is nooit af. Wetten en regels kunnen veranderen en je leert steeds meer over je keten. Zo blijf je de risico’s in je keten verminderen.

Voorbeeld:
Sanne en Ahmed bespreken samen hoe ze de controle op de leverancier kunnen verbeteren. Ze willen de leverancier regelmatig om updates en bewijs vragen over de duurzaamheid van de koffiebonen.