Zelf deponeren jaarrekening

  • Bijgewerkt 16 september 2024
  • 1 min

Via Zelf Deponeren Jaarrekening voer je de jaarrekening handmatig in voor micro-, klein- en middelgroot bedrijf, en verstuur je deze online.

Deponeer je jaarrekening

Wat zijn de voordelen?

  • Je ontvangt direct een bevestiging per e-mail met PDF-weergave van je jaarrekening.
  • Je jaarrekening is direct na het versturen zichtbaar, opvraagbaar en te controleren in het Handelsregister.
  • Je jaarrekening komt beschikbaar in een gestandaardiseerd universeel formaat (XBRL).

Hoe werkt het?

Er zijn drie manieren waarop je een jaarrekening kunt deponeren. 

  • Inloggen met e-mailadres en wachtwoord, je moet geautoriseerd zijn om te mogen deponeren. 

  • Inloggen met eHerkenning, minimaal betrouwbaarheidsniveau 2 (EH2).

  • Inloggen met toegangscode, gekoppeld aan de rechtspersoon waarvoor je deponeert.

Middelgrote bedrijven kunnen alleen deponeren door in te loggen met e-mailadres en wachtwoord. 

Een uitgebreide beschrijving vind je in de handleiding zelf deponeren jaarrekening.

Zelf Deponeren Jaarrekening voor intermediairs

Ben je intermediair en deponeer je jaarlijks één of enkele jaarrekeningen, dan is Zelf Deponeren Jaarrekening voor jou geschikt. Je deponeert via eHerkenning en een machtiging van je klant. Deponeer je voor meerdere bv’s, dan is het ook mogelijk om deze via machtiging aan één eHerkenningsmiddel te koppelen. Je klant machtigt je schriftelijk of via het eigen eHerkenningsmiddel. Als je jaarlijks grotere aantallen jaarrekeningen verstuurt, deponeer je gemakkelijker en efficiënter met financiële software (SBR).

Veelgestelde vragen

  • Log in en ga naar Zelf Deponeren Jaarrekening. Vraag de machtiging aan. Herhaal deze stappen voor alle bedrijven, waarvoor je de jaarrekening wilt deponeren.​

  • Is de machtiging aangevraagd? Dan ontvangt het bedrijf een brief gericht aan de financiële administratie. Zij keuren de aanvraag goed of af.​

  • Je kunt zien of de aanvraag is goedgekeurd wanneer je inlogt en de optie 'deponeer jaarrekening' verschijnt. 

Vanaf boekjaar 2016 moeten micro en kleine rechtspersonen hun jaarrekening bij KVK deponeren in XBRL-formaat (via SBR of ZDJ). Vanaf boekjaar 2017 geldt die verplichting ook voor middelgrote rechtspersonen. En vanaf boekjaar 2024 of 2025 ook voor grote rechtspersonen. Uitzonderingen zijn beursgenoteerde bedrijven en bedrijven die naar buitenlands recht moeten deponeren. XBRL heeft geen inhoudelijke gevolgen voor de jaarrekening. De ondernemer blijft verantwoordelijk voor de inhoud en het tijdig aanleveren van de jaarrekening. Bekijk wat rechtspersonen verplicht zijn om te deponeren.​

Een machtiging aanvragen voor Zelf Deponeren Jaarrekening (ZDJ) is gratis. Een machtiging aanvragen voor een andere organisatie is ook gratis.

Kies voor een van de volgende opties:

Log in met e-mailadres en wachtwoord 

  • Maak een account aan en voeg de bedrijven toe aan deze account.
  • Vraag een machtiging aan voor het deponeren van de jaarrekening.
  • Log na het deponeren van een jaarrekening uit.
  • Log weer in en kies het volgende bedrijf.

Log in met e-Herkenning

Met eHerkenning is het mogelijk om meerdere bv’s te koppelen aan één eHerkenningsmiddel. 

Log in met toegangscode en wachtwoord

Je hebt voor iedere bv een toegangscode en wachtwoord nodig die gekoppeld zijn aan de bv.

Wil je je eigen machtiging intrekken? Kies dan de onderneming via Zelf Deponeren Jaarrekening en klik op “Verwijder machtiging”.​

Met eHerkenning is het mogelijk om meerdere bv’s te koppelen aan één eHerkenningsmiddel. Ben je intermediair, dan kan je klant je schriftelijk, of via het eigen eHerkenningsmiddel machtigen.​

Voor “Deponeren middelgroot bedrijf” via Zelf Deponeren Jaarrekening (voorheen “XBRL”-tool) heb je wegens aangescherpte veiligheidseisen ook een machtiging nodig (net als voor micro- en kleinbedrijf vereist is).​

Het blijft een wettelijke voorwaarde (ook mét de machtiging) voor “Deponeren middelgroot bedrijf” om de volgende bestanden te deponeren:​

  1. De jaarrekening zelf (XBLR).​

  2. Een controleverklaring van de accountant (XBLR).​

  3. Een digitale handtekening van de accountant (XML).

Je kunt alleen jaarrekeningen corrigeren die nog niet zijn vastgesteld. Dit noemen we ook wel voorlopige jaarrekeningen). Deze kan je corrigeren door naar het Zelf Deponeren Jaarrekening- (ZDJ) portaal te gaan en daar in de jaarrekening die je wilt aanpassen icoontje met de pen te klikken.

Voor het deponeren van een gecorrigeerde jaarrekening neem je de volgende stappen:

  • Ga naar het dashboard van het  ZDJ-portaal. 
  • Ga naar de jaarrekening die je wilt corrigeren.
  • Klik bij de status van aanlevering op het kopieer icoontje, de jaarrekening verschijnt bij: te verzenden jaarrekening.
  • Klik op het icoontje met de pen om de jaarrekening te bewerken. De jaarrekening wordt nu geopend.
  • Ga naar de pagina 'Informatie over de rapportage'.
  • Vul bij 'heraanlevering van het document op basis van inhoudelijk en onoverkomelijke onjuistheden ‘ja’ in (dit is optioneel).
  • Verbeter de rapportage en druk op 'Voltooi'.
  • De jaarrekening staat nu weer bij: te verzenden jaarrekening. 
  • Voor micro/klein: je kunt nu de jaarrekening indienen.
  • Voor bedrijfsklasse middelgroot: je moet nu de jaarrekening naar de accountant sturen. Upload daarna de drie bestanden (jaarrekening, controleverklaring en de handtekening van de accountant).

Openbaarheid van gegevens
Deponeer je een gecorrigeerde jaarrekening? Dan zie je beide jaarrekeningen online. We kunnen de eerst gedeponeerde jaarrekening niet verwijderen in verband met de openbaarheid van gegevens.