Moet ik mijn bedrijf inschrijven bij KVK?

  • Jozy Gallmann
  • De basis
  • Bijgewerkt 25 maart 2024
  • 5 min
  • Starten

Dagelijks krijgen onze adviseurs de vraag of iemand zich wel of niet moet inschrijven bij KVK. Inschrijven bij KVK moet als je ondernemer bent. Je bent ondernemer als je voldoet aan een aantal regels. Deze regels noemen we ondernemerscriteria. Kort samengevat moet je zelfstandig producten of diensten leveren aan anderen tegen een (commerciële) vergoeding. Maar de praktijk is bijna nooit zo zwart-wit. Kom er met voorbeelden en veelgestelde vragen van ondernemers in spe achter of jij je bedrijf wel of niet moet inschrijven bij KVK.

Naamchecker

Weten of de naam die jij voor je bedrijf op het oog hebt al bestaat?

Doe de check

Schema wel of niet inschrijven

Moet ik mijn bedrijf inschrijven bij KVK?

Gelden deze drie regels voor jouw situatie?

  • Je levert diensten en/of producten.
  • Je vraagt hiervoor een prijs of uurtarief waar je geld aan verdient.
  • Je levert regelmatig diensten en/of producten aan anderen dan alleen familie en vrienden.

Ja? Je kunt je inschrijven bij KVK. Na je inschrijving geven we je gegevens door aan de Belastingdienst. Die stuurt je per post een btw-nummer.

Nee? Je hoeft je waarschijnlijk niet in te schrijven bij KVK. Het kan zijn dat je wel btw-aangifte moet doen. Download dan het formulier Opgaaf startende onderneming (niet ingeschreven in het Handelsregister) op belastingdienst.nl.

Twijfel je? Beantwoord bij twijfel deze extra vragen om te bepalen of je je moet inschrijven:

  • Besteed je tijd en/of geld aan je bedrijf?
  • Werk je regelmatig in je bedrijf?
  • Heb je meerdere klanten of ben je van plan meerdere klanten te zoeken?
  • Bepaal je zelf hoe je je werk indeelt?

Heb je alles met ja beantwoord? Dan kun je je inschrijven bij KVK. Ga naar kvk.nl/inschrijven. KVK geeft je gegevens na je inschrijving door aan de Belastingdienst. Die stuurt je per post een btw-nummer.

Heb je een of meer vragen met nee beantwoord? Bel het KVK Adviesteam om te overleggen of je je moet inschrijven.

Wel of niet inschrijven?

Om je te kunnen inschrijven bij KVK moet je voldoen aan deze drie ondernemerscriteria:

  1. Je verkoopt zelfstandig een product of levert een dienst. Of je bent je hierop aan het voorbereiden. Je bent bijvoorbeeld al begonnen met inkopen van producten.
  2. Je vraagt hier meer voor dan de prijs die het kost: een (commerciële) prijs of uurtarief waar je geld aan verdient. Denk hierbij aan winst maken of kosten besparen.
    Let op: het gaat hierbij niet om een hobby die alleen maar geld kost en geen winst oplevert. Zie voorbeeld 1 in dit artikel.
  3. Je levert regelmatig goederen en diensten aan andere mensen dan alleen je gezin, familie of vrienden.

Voldoe je aan deze drie ondernemerscriteria? Dan kun je inschrijven bij KVK.

Daarnaast zijn er vier extra vragen die helpen bij de keuze of een inschrijving nodig is. Deze vragen zijn:

  1. Investeer je geld en/of tijd in de start van je bedrijf en/of neem je personeel in dienst?
  2. Werk je regelmatig en voor een langere tijd in je eigen bedrijf? Ook grote eenmalige activiteiten zoals kerstbomenverkoop moet je inschrijven.
  3. Heb je meerdere klanten/opdrachtgevers of het is de bedoeling dat je er in de toekomst meer krijgt? Als je het hele jaar voor één opdrachtgever werkt, dan lijkt het er meer op dat je in loondienst bent.
  4. Bepaal je zelf hoe, waar en wanneer je je werk doet? Als ondernemer bepaal je hoe en wanneer je jouw werk doet. Ook als je jezelf laat inhuren door een opdrachtgever.

Heb je alle vragen met 'ja' beantwoord? Dan schrijf je je als ondernemer in bij KVK. Heb je één of meerdere vragen met nee beantwoord en twijfel je nog? Bekijk dan de voorbeelden hieronder en/of bel het KVK Adviesteam om jouw situatie te bespreken: 088 58522 22.

Let op: de ondernemerscriteria van KVK zijn anders dan de criteria die de Belastingdienst gebruikt om te bepalen of je ondernemer bent. KVK geeft je gegevens na je inschrijving automatisch door aan de Belastingdienst. Na twee weken ontvang je bericht van de Belastingdienst.

Voorbeeldsituaties

Dit zijn voorbeelden van ondernemers. Je leest waarom zij zich wel of niet inschrijven bij KVK:

1. Mehmet fotografeert voor familie en vrienden

Mehmet werkt in loondienst en in zijn vrije tijd is hij hobby-fotograaf. Hij maakt af en toe foto's voor vrienden en familie. Hij vraagt hier alleen een klein bedrag voor om zijn kosten te vergoeden. Hij vraagt zich af of hij zich moet inschrijven bij KVK.

Voldoet Mehmet aan de ondernemerscriteria om zich in te schrijven bij KVK?

  1. Ja: hij maakt zelfstandig foto’s, verkoopt zijn foto’s en levert een dienst.
  2. Nee: hij vraagt hier geen prijs voor waar hij geld aan verdient. Hij vraagt een klein bedrag voor de kosten die hij maakt.
  3. Nee: hij doet geen zaken met andere mensen dan vrienden of familie.

Mehmet voldoet niet aan de ondernemerscriteria. Hij hoeft zich niet in te schrijven bij KVK. Je kunt zijn werkzaamheden zien als hobby, niet als een bedrijf. In deze video krijg je daar meer uitleg over:

Webinar: heb ik een hobby of een bedrijf? (parttime ondernemen)

2. Yildiz gaat werken als maaltijdbezorger

Yildiz wil als maaltijdbezorger werken voor ‘Snelle hap’. Ze gaat opdrachten aannemen via de ‘Snelle hap-app’. Ze wil zich als eenmanszaak inschrijven bij KVK.

Voldoet Yildiz aan de ondernemerscriteria om zich in te schrijven bij KVK?

  1. Ja: ze levert zelfstandig een dienst.
  2. Ja: ze vraagt een prijs waar ze geld aan verdient, maar ze bepaalt niet haar eigen tarief.
  3. Ja: ze doet zaken met andere mensen dan alleen vrienden of familie, ze werkt voor ‘Snelle hap’.

Op de extra vragen over haar situatie zijn haar antwoorden:

  1. Nee: ze investeert niet. Ze krijgt een e-bike van ‘Snelle hap’ en hoeft zelf verder niets aan te schaffen. Ook krijgt ze fietskleding en een fietstas van het bedrijf.
  2. Ja: er is geen sprake van een eenmalige klus. Ze gaat een paar dagen per week werken.
  3. Nee: ze gaat alleen voor ‘Snelle hap’ werken. Ze heeft dus maar één opdrachtgever.
  4. Nee: ze bepaalt via de app zelf op welke dag zij gaat bezorgen, maar ze moet zich wel aan de regels houden van ‘Snelle hap’.

Als je alleen kijkt naar de eerste drie ondernemerscriteria kan Yildiz zich inschrijven bij KVK. Maar uit de vier extra vragen blijkt dat ze geen investeringen doet. Ook heeft ze maar één opdrachtgever en bepaalt ze niet zelf hoe ze haar werk doet. Daardoor kan het zijn dat ze geen bedrijf heeft maar schijnzelfstandig is. Schijnzelfstandig betekent dat je voor de Belastingdienst geen bedrijf hebt, maar werknemer in loondienst bent. Dit voorbeeld maakt duidelijk dat het soms lastig te bepalen is of er sprake is van een bedrijf. Lijkt jouw situatie op die van Yildiz? Bespreek dan jouw situatie met het KVK Adviesteam: 088 58522 22.

3. Jeroen is gevraagd als trainer

Jeroen werkt vier dagen per week in loondienst voor een gemeente. Hij is door trainingsbureau ‘Krachtpatser’ gevraagd om vier dagen per jaar een training te geven als zelfstandig trainer. Trainingsbureau ‘Krachtpatser’ is zijn enige opdrachtgever. Het trainingsbureau vraagt hem zich in te schrijven bij KVK.

Voldoet Jeroen aan de ondernemerscriteria om in te schrijven bij KVK?

  1. Ja: hij levert zelfstandig een dienst aan trainingsbureau Krachtpatser.
  2. Ja: hij vraagt hier een prijs voor waar hij geld aan verdient.
  3. Nee: hij doet wel zaken met andere mensen dan alleen vrienden of familie, maar hij doet dit niet regelmatig.

Jeroen hoeft zich niet in te schrijven bij KVK. Hij kan deze opdracht wel aannemen. Wat hij hiermee verdient moet Jeroen opgeven bij zijn aangifte voor de inkomstenbelasting. Het kan zijn dat hij wel ondernemer is voor de btw.

Ga jij net als Jeroen af en toe een opdracht aannemen en twijfel je of je je moet inschrijven? Neem dan contact op met het KVK Adviesteam: 088 58522 22.

4. Fleur bakt taarten op bestelling

Fleur bakt in haar vrije tijd taarten vanuit huis. Haar taarten vallen behoorlijk in de smaak. Naast vrienden en kennissen weten ook anderen haar te vinden. Ze gebruikt Facebook en Instagram en wil in de toekomst een bedrijfspand gaan huren.

Voldoet Fleur aan de ondernemerscriteria om zich in te schrijven bij KVK?

  1. Ja: ze levert zelfstandig een dienst of een product.
  2. Ja: ze vraagt hier een prijs voor waar ze geld aan verdient.
  3. Ja: ze doet zaken met andere mensen dan alleen vrienden of familie.

Op de extra vragen over haar situatie zijn haar antwoorden:

  1. Ja: ze heeft geïnvesteerd in nieuwe bakapparaten.
  2. Ja: ze bakt elke week taarten op bestelling.
  3. Ja: ze werkt voor verschillende klanten en heeft dus meerdere opdrachtgevers.
  4. Ja: Fleur bepaalt zelf hoe, waar en wanneer ze bakt.

Fleur beantwoordt alle vragen met ja en schrijft zich in bij KVK.

Deze voorbeelden hebben wij zorgvuldig beschreven. Maar het kan voorkomen dat jouw situatie net anders is. Hierdoor kan het zijn dat KVK anders beslist in jouw situatie.

Veelgestelde vragen

Je schrijft je bedrijf in via KVK.nl/inschrijven. Klik op ‘Begin je inschrijving’', kies de juiste rechtsvorm en doorloop de stappen. Vul de (online) formulieren helemaal in. Daarna maak je een afspraak op een KVK-kantoor om de inschrijving definitief te maken. Inschrijven kan bij elk KVK-kantoor in Nederland.

Een afspraak maak je online door in te loggen met DigiD. Je kiest zelf de datum, het tijdstip en de locatie. Je kunt een afspraak maximaal acht weken in de toekomst maken. Je ontvangt per e-mail een bevestiging. Lees en bewaar deze bevestiging goed.  

Voor het inschrijven van een nieuwe onderneming of organisatie betaal je een inschrijfvergoeding. Je kunt bij je inschrijving ook meteen een gewaarmerkt uittreksel Handelsregister Kamer van Koophandel® kopen.

Jouw keuze voor een rechtsvorm hangt af van economische en persoonlijke argumenten. Bij welke vorm betaal je het minste belasting? Met hoeveel personen start je je bedrijf? Of, welke vorm geeft het beste bescherming tegen risico's? Met de tool Welke rechtsvorm past bij u kun je met diverse variabelen je keuze bepalen. Of lees alle kenmerken en aandachtspunten per rechtsvorm.

Je registreert je bedrijf een week voor of na de start van de bedrijfsactiviteiten. Bereid je inschrijving online voor. Plan vervolgens een afspraak voor de legitimatiecontrole en het afronden van je inschrijving. Je ontvangt daarna meteen je KVK-nummer. Inschrijven kan bij elk KVK-kantoor in Nederland.

Je mag ook eerder bij ons langskomen voor de controle van je vooraf ingevulde gegevens en je legitimatiebewijs. Dit kan tot maximaal drie maanden voor jouw startdatum. In dit geval ontvang je je KVK-nummer in de week van je startdatum per post. Een afspraak kun je maximaal acht weken vooruitplannen.

Je geeft bijvoorbeeld een keer per jaar les, of maakt een keer hapjes voor een feest van vrienden en je wordt daarvoor betaald. Je kunt je dan niet inschrijven bij KVK. Wil je toch een kwitantie uitschrijven? Dat kan ook zonder KVK-nummer.

Informeer bij de Belastingdienst of je voor je activiteiten wel btw in rekening moet brengen. Je kunt eventueel gebruikmaken van de Kleineondernemersregeling (KOR). 
Je verdiensten geef je op voor de inkomstenbelasting als resultaat overige werkzaamheden.

Je hoeft je niet apart aan te melden bij de Belastingdienst. Na je inschrijving geeft KVK je gegevens door aan de Belastingdienst. Binnen 2 weken ontvang je bericht van de Belastingdienst.

De Belastingdienst hanteert hiervoor een aantal criteria waaronder zelfstandigheid, ondernemersrisico, continuïteit en omvang van je bedrijf.
Doe de ondernemerscheck van de Belastingdienst om zeker van je zaak te zijn.

Ben je niet ingeschreven bij KVK maar heb je wel een btw-nummer? Dan kun je een factuur sturen. Een factuur moet voldoen aan bepaalde voorwaarden. 

Heb je geen btw-nummer? Dan kun je een kwitantie maken als betalingsbewijs. Op de kwitantie staan jouw naam en die van je opdrachtgever, welke goederen of diensten je leverde, de datum van levering en het betaalde bedrag. Je ondertekent de kwitantie om te verklaren dat het bedrijf betaalde. Je inkomsten geef je op voor de belasting als resultaat overige werkzaamheden. 
 

Schijnzelfstandigheid is een situatie waarin je een opdracht als ondernemer aanneemt, maar eigenlijk in loondienst bent. Dit wordt ook wel verkapt dienstverband genoemd. Bijvoorbeeld als je maar 1 opdrachtgever hebt en ook niet van plan bent voor meerdere opdrachtgevers te gaan werken. De opdrachtgever is dan in feite je werkgever die zijn verplichtingen naar zowel jou als de Belastingdienst niet nakomt. Hij draag bijvoorbeeld geen loonbelasting en premies voor je af. De Wet deregulering beoordeling arbeidsrelatie (DBA) geeft duidelijkheid over je werkrelatie met je opdrachtgevers. Door vooraf duidelijkheid te krijgen over je werkrelatie met je opdrachtgever voorkom je schijnzelfstandigheid.

Via het schema loondienst of niet van de Belastingdienst kun je samen met je opdrachtgever controleren of er sprake is van loondienst. Als je niet in loondienst bent, hoef je verder niets te doen. Je kunt dan gewoon de opdracht uitvoeren als ondernemer. De uitkomst kan ook zijn dat je volgens de wet werknemer bent. Dan moet je opdrachtgever dus loonheffingen inhouden. Neem hierover contact op met de Belastingdienst.

De Belastingdienst beoordeelt hoe je je inkomsten moet aangeven. De opties zijn: inkomsten uit overig werk of winst uit onderneming. Je betaalt dus altijd belasting en werkt niet zwart maar wit. Zwart werken is niet toegestaan. Je zult je inkomsten altijd moeten opgeven aan de Belastingdienst.

Nee, dat bestaat niet. Bijverdiensten moet je altijd opgeven bij de inkomstenbelasting. Het maakt niet uit of je ondernemer bent of particulier.

Je ontvangt bijvoorbeeld geld omdat je iemand met de administratie helpt. Of je maakt iets voor vrienden of buren. Bijverdiensten die je contant, via een bankoverschrijving of Tikkie ontvangt, ziet de Belastingdienst als overige inkomsten. Je mag kosten die je voor deze bijverdienste(n) maakt, hiervan aftrekken.

Uitzondering

Heb je geen ander inkomen? Dan kan het zijn dat je door heffingskortingen uiteindelijk geen belasting over je bijverdienste hoeft te betalen. Door heffingskortingen betaal je minder inkomstenbelasting en premie volksverzekering. Tot welk bedrag je belastingvrij kunt bijverdienen, hangt af  van je persoonlijke situatie.

Anderen lezen ook