Algemene voorwaarden deponeren

Als je je algemene voorwaarden bij KVK deponeert, kan iedereen ze op elk moment opvragen. In de volgende situaties is het verstandig je algemene voorwaarden bij KVK te deponeren:

• Wanneer je jouw voorwaarden niet aan je klant kunt overhandigen, bijvoorbeeld in het geval van telefonische verkoop. Op die manier kan je klant ze toch opvragen en inzien.
• Bij twijfel en om te dienen als bewijs. Zo voorkom je dat er discussie ontstaat over welke voorwaarden van toepassing waren op het moment dat de overeenkomst tot stand kwam.

Onderneming overnemen of voortzetten

Neem jij een al bestaande onderneming over waarvan de algemene voorwaarden al gedeponeerd zijn bij KVK? Dan vervallen de eerder ingediende algemene voorwaarden. Je bent zelf verantwoordelijk om in dat geval nieuwe algemene voorwaarden te deponeren.

Hoe deponeer ik algemene voorwaarden?

Het deponeren van de algemene voorwaarden gaat als volgt:

• Lever per voorwaarden en per vertaling een apart document op A4-formaat in. Heb je bijvoorbeeld aparte algemene inkoopvoorwaarden en verkoopvoorwaarden of Engelse en Nederlandse voorwaarden, dan lever je dus twee documenten in.
• Maak je voorwaarden op in een Word- of PDF-bestand. De tekst moet duidelijk leesbaar zijn. Wanneer je kiest voor het lettertype Arial moet de lettergrootte minimaal 10 zijn. Wanneer je kiest voor een ander lettertype dan mag de lettergrootte niet kleiner zijn dan Arial 10.
• Voorzie het document van je bedrijfsnaam (deze bedrijfsnaam moet gelijk zijn aan de naam waarmee je bent ingeschreven in het Handelsregister).

Stuur dit naar algemene.voorwaarden@kvk.nl.

De datum waarop wij jouw mail of poststuk ontvangen wordt de deponeringsdatum.

Zodra de deponering is geadministreerd ontvang je een bevestigingsbrief met de datum van deponering en een factuur.

Kosten deponeren

Voor het deponeren van algemene voorwaarden geldt een tarief per document, per kalenderjaar (1 januari t/m 31 december). Bekijk het tarievenoverzicht voor de meest actuele informatie.

Meerdere documenten

Je betaalt per document dat je deponeert. Dus als je je algemene inkoopvoorwaarden en algemene verkoopvoorwaarden in het Nederlands en Engels deponeert, betaal je in totaal voor vier deponeringen.

Factuur

Na elke deponering ontvang je van ons een factuur (voorbeeld). Per jaar ontvang je opnieuw een factuur van ons. Heb je meerdere algemene voorwaarden gedeponeerd? Dan ontvang je het tweede jaar een jaarlijkse verzamelfactuur aan het einde van de eerste maand waarin je algemene voorwaarden hebt gedeponeerd. De datum van de verzamelfactuur kan dus veranderen als er een nieuwe deponering wordt gedaan in een maand die eerder komt dan die van de vorige deponering.

Heb je in het verleden een machtiging voor automatische incasso afgegeven, dan staat dat vermeld op de factuur. In dit geval hoef je verder niets te doen, het factuurbedrag wordt automatisch afgeschreven.

Wijzigingen doorgeven

Voor het doorgeven van wijzigingen deponeer je de volledig nieuwe versie van de algemene voorwaarden. Vermeld bij deze deponering duidelijk dat het gaat om de vervanging van de reeds gedeponeerde algemene voorwaarden. Als je de algemene voorwaarden aanpast, ben je altijd zelf verantwoordelijk om de meest recente versie bij KVK te deponeren. Er zijn geen extra kosten verbonden aan het wijzigen van algemene voorwaarden.

Starten/stoppen deponering

Je betaalt een deponering altijd per lopend jaar. Dit gaat in vanaf de deponeringsdatum. Deponeer je per 18 oktober 2021, dan betaal je voor het jaar 18 oktober 2021 tot en met 17 oktober 2022.

Wil je je deponering stopzetten, geef dit uiterlijk voor de verlengingsdatum door. De verlengingsdatum is gelijk aan de deponeringsdatum. Dus heb je gedeponeerd op 18 oktober 2021, zeg dan voor 18 oktober 2022 op.

Deponering stopzetten

Je zet je deponering stop door een e-mail te sturen naar algemene.voorwaarden@kvk.nl met onderwerp: 'stopzetting algemene voorwaarden'. Je ontvangt hiervan vervolgens een schriftelijke bevestiging.

Controle algemene voorwaarden

KVK controleert je algemene voorwaarden niet. Deponering betekent dus niet dat je algemene voorwaarden ook aan alle wettelijke eisen voldoen. Laat deze daarom altijd controleren door een advocaat of juridisch adviseur.

Voorwaarden opvragen

Je klanten kunnen jouw voorwaarden bij ons opvragen. Dit kan met jouw KVK-nummer of via je bedrijfsnaam en de vestigingsplaats van je onderneming. Algemene voorwaarden kun je niet online opvragen. Hoe dan wel?

• Ga naar vragen & contact.
• Scroll naar 'Telefonisch contact'.
• Selecteer 'Vragen over onze registers'. Hier staat uitgelegd hoe je bedrijfsgegevens, zoals algemene voorwaarden, opvraagt. 

Branchevoorwaarden

Branchevoorwaarden worden gedeponeerd door de branchevereniging zelf. Het is voor ondernemers niet mogelijk om branchevoorwaarden te deponeren onder hun onderneming. Heb je vragen over de branchevoorwaarden neem dan contact op met de betreffende branchevereniging.

Meer informatie

Lees meer over de algemene voorwaarden en hoe je deze opstelt.