Van offerte naar geld op je rekening
- Gé Sletterink
- How to
- Bijgewerkt 6 maart 2024
- 5 min
- Runnen en groeien
- Geldzaken
Ken jij alle stappen waarmee je zo snel mogelijk geld op je rekening krijgt? Gebruik het stroomschema 'Van offerte naar geld op je rekening'. Dan krijg je grip op het traject van offerte naar betaling. Tussen het eerste contact met je klant en het moment dat het geld op je rekening staat, zitten verschillende stappen: een offerte, algemene voorwaarden, een factuur en debiteurenbeheer. Eigenaar van vertaalbureau SRV Engels Suzanne Rietveld en KVK-adviseur Gé Gijsen leggen met een praktijkvoorbeeld uit hoe je op tijd je geld krijgt.
Bepaal je uurtarief
Vul in wat je wil verdienen en ontdek welk uurtarief daarbij past
Stroomschema
Van offerte naar geld op je rekening
Klant vraagt om offerte/levering Het proces begint wanneer een klant vraagt om een offerte of levering. Weet met wie je zaken doet, bepaal de kredietwaardigheid (of overweeg een verzekering), en bepaal het aanbetalingsbedrag (of bepaal het maximaal uitstaand facturenbedrag). Op basis van de informatie kun je besluiten om geen offerte uit te brengen en niet te leveren. Anders maak je een offerte.
Offerte maken Maak een duidelijke offerte (wat zit erin en wat niet), voeg leveringsvoorwaarden bij (en verwijs daar in de offerte ook naar) en geef aan hoe lang de offerte geldig is. Als de klant niet akkoord gaat, kun je de offerte aanpassen of geen samenwerking aangaan. Gaat de klant wel akkoord? Dan kun je verder.
Akkoord op offerte Na akkoord van de offerte is er een opdracht. Stuur een opdrachtbevestiging, en stuur eventueel een factuur voor een aanbetaling of als eerste deelfactuur.
Uitvoering opdracht Daarna voer je de opdracht uit. Informeer de klant over de voortgang van de opdracht, en stuur eventueel overeengekomen deelfacturen als een fase afgerond is.
Facturatie Hierna start de facturatie. Stuur direct na afronding je factuur, met duidelijke betaaltermijnen en betaalinstructie. Overweeg hierbij E-facturatie. Houd je facturenadministratie goed bij.
Debiteurenbeheer Daarna kom je uit bij debiteurenbeheer: houd de ontvangst van de betaling bij, en verwerk de betaling op de factuur.
Incasso Betaalt de klant niet? Na twee dagen nadat de betalingstermijn is verstreken stuur je een herinnering en neem je telefonisch contact op. Zeven dagen later stuur je een aanmaning. Zeven dagen daarna stuur je een aangetekend pré-incasso. Veertien dagen daarna stuur je een vordering naar een incassobureau. Mocht de inning door het incassobureau niet lukken, dan stap je naar de rechter. Neem je ervaringen met de klant mee voor eventueel vervolgcontact.
Het stroomschema is een vereenvoudiging van de werkelijkheid. Nu volgt een toelichting op de stappen.
Klant vraagt om levering
Om te beginnen heb je een klant nodig die wil dat je voor hem aan de slag gaat. Rietveld werkt vooral voor zakelijke klanten. Voordat ze een opdracht aanneemt, zou ze een kredietcheck kunnen doen. Dat doet ze niet. Rietveld: “Ik werk veel voor terugkerende klanten. Nieuwe klanten komen vaak door een aanbeveling uit mijn netwerk. Ik kijk altijd wel even op de website van zo’n nieuw bedrijf. Soms neem ik een opdracht ook niet aan. Omdat het me boven de pet gaat, of omdat het gisteren af moest, bijvoorbeeld.”
Gijsen begrijpt de werkwijze van Rietveld: “Doordat klanten via je netwerk komen, heb je een bepaald vertrouwen. Maar laat je daar niet te veel door leiden. Informatie inwinnen is altijd belangrijk. Als het financiële belang voor jou groot is, adviseer ik om een kredietcheck te doen. Je kunt eventueel ook een afsluiten voor als je klant niet kan betalen.”
Offerte maken
Met de informatie die je over je klant hebt, beslis je of je wel of geen offerte uitbrengt. Ga je over tot een offerte? Dan zit je in deel twee van het stroomschema. Gebruik als basis het stappenplan offerte . Maak een heldere offerte waarin je duidelijk aangeeft wat je gaat leveren. Geef ook aan hoe lang de offerte geldig is. Gijsen: “Ook bij een offerte is het verstandig om na te bellen. Neem daarom in je offerte op dat je op een bepaalde dag contact opneemt.”
Algemene voorwaarden
Voeg bij de offerte ook je algemene voorwaarden of verwijs ernaar. In algemene voorwaarden neem je bijvoorbeeld de standaardafspraken rond de levering op. Brancheorganisaties stellen algemene voorwaarden beschikbaar aan hun leden. “Die voorwaarden worden ook vaak leverings- en betalingsvoorwaarden genoemd. Ze gaan niet alleen over de levering, maar ook over de betaling door je klant. Geef in de offerte aan dat je algemene voorwaarden van toepassing zijn en sluit de tekst van de voorwaarden ook bij”, adviseert Gijsen.
In de praktijk pakt Rietveld het iets anders aan dan in het stroomschema. Een echte offerte gebruikt zij niet. Dat is niet erg. Het gaat er om dat de afspraken tussen jou en je klant duidelijk zijn. “Voor vertaalwerk staat een prijs per woord. Via e-mail geef ik de klant meestal een vaste totaalprijs door. Een echte offerte is dan voor de klant en voor mij niet nodig. Ik geef wel aan dat mijn betalingstermijn 30 dagen is. Ons mailcontact is eigenlijk de overeenkomst die we aangaan.” Bepaal of dit voor jou ook voldoende is of dat je een uitgebreide offerte maakt.
Uitvoering opdracht
De uitvoering van de opdracht hangt natuurlijk af van de aard van je bedrijf. Houd bij een langer durende opdracht je klant op de hoogte van de voortgang. Stuur na afronding van een deel van de opdracht een deelfactuur. Zo krijg je eerder geld op je rekening en beperk je jouw debiteurenrisico. Gijsen: “Denk ook altijd aan de risico’s die je loopt bij de uitvoering van de opdracht. Zorg daarom dat je bedrijfsverzekering en eventueel beroepsverzekering op orde zijn.”
Facturatie
De factuur voor haar werk stuurt Rietveld achteraf. ”Ik rond mijn opdrachten meestal in één of hooguit enkele dagen af. Als er toch een keer een opdracht langer doorloopt, factureer ik per maand.” Ze gebruikt een online factureringssysteem en verstuurt haar facturen als pdf per e-mail. Dat heet digitaal factureren. Gijsen: “Ondernemers gebruiken steeds vaker een elektronische . E-facturen gaan als bestand automatisch van het ene systeem naar het andere". Rietveld tipt om goed bij je klant na te gaan of je naast de basisgegevens ook nog bijzondere vermeldingen op de factuur moet zetten. Bijvoorbeeld een inkoopnummer of een net iets andere omschrijving van de werkzaamheden. “Zo gaat je factuur sneller door de molen en heb je je geld eerder op je rekening.”
Self-billing
Van enkele vaste klanten kent Rietveld de betaalmomenten. Haar factuurmoment stemt ze daar op af, zodat ze snel betaald krijgt. Ze heeft ook klanten die werken met ‘self-billing’. Hierbij maakt de opdrachtgever de factuur op. Die factuur moet voldoen aan de factuureisen en er moet ‘factuur uitgereikt door afnemer’ op staan. “Zorg dat je het overzicht houdt en boek ook die facturen in je administratie”, zegt Rietveld.
Debiteurenbeheer
Met het digitale factureringssysteem van Rietveld kan ze automatisch herinneringen versturen als de overeengekomen betaaltermijn verloopt. “Mijn klanten betalen eigenlijk altijd. Al rekken sommigen de overeengekomen betalingstermijn van 30 dagen wel eens wat op. Ik zoek dan altijd even via e-mail contact met de klant. Maar over het algemeen heb ik geen zorgen over de betalingen.”
Zodra Rietveld een betaling ontvangt, voert ze het ontvangen bedrag en de betaaldatum in het systeem in. “Zo houd ik een goed overzicht van wat nog uitstaat. Bij twee klanten staat een vinkje aan, maar die betalingen verwacht ik komende week."
Actief debiteurenbeheer is volgens Gijsen een must. “Jij hebt geleverd. Dus jouw deel van de overeenkomst zit er op. Dan mag je de klant ook aan zijn deel van de overeenkomst houden: een correcte betaling. Ben je zelf liever niet bezig met debiteurenbeheer of heb je het geld snel nodig? Overweeg dan factoring. Je verkoopt de vordering aan een factormaatschappij die hem int bij je klant. Veel mensen kennen dat wel van de tandarts.”
Incasso
Rietveld heeft het geluk dat ze terugkerende klanten met goed betaalgedrag heeft. Herinneringen hoeft ze nauwelijks te sturen. Door het betaalgedrag van haar klanten werkt ze niet met aanbetaling. Dat is wel een optie. Zeker bij klanten waarvan de betaling in het verleden lastig was.
Voor een aanbetaling bij diensten geldt geen maximum. Bij particuliere klanten mag je voor de levering van goederen maximaal 50% aanbetaling vragen. Zo’n vooruitbetaling verlaagt je risico. Zeker als je kosten moet maken voor uitvoering van de opdracht. Gijsen: “Bekijk of een zakelijke rechtsbijstandsverzekering interessant voor je is. De dekking kun je vaak zelf samenstellen. Bijvoorbeeld voor juridische ondersteuning bij niet-betalende klanten.”
Betaalt je klant niet of niet op tijd? Neem dan contact op en stuur een herinnering. Als het geld zeven dagen na de herinnering nog niet op je rekening staat, stuur je een aanmaning. Daarvoor kun je een inschakelen. Lukt het dan nog niet om betaald te krijgen? Dan kun je een deurwaarder inschakelen.
